Procurement e innovazione: le cose che aziende e startup devono sapere

Un tempo noto in Italia come Ufficio Acquisti, ora conosciuto principalmente come procurement: è la funzione aziendale che si occupa di reperire le materie prime, beni e servizi necessari al funzionamento di un’attività produttiva, e uno dei principali muri contro cui si scontrano le startup che cercano di lavorare con una grande (o media) azienda.

Funzione per certi versi “rimasta indietro” rispetto ad altre attività più propense alla trasformazione digitale e allo snellimento dei processi, il procurement segue regole e logiche che spesso contrastano con l’agilità ed i bisogni di una realtà giovane e dinamica.

Ecco cosa le startup devono sapere (e cosa le aziende devono capire delle startup) per agevolare un rapporto più trasparente e produttivo da entrambe le parti.

Lo stato del procurement: un’area ancora arretrata

Le aree aziendali storicamente considerate più “strategiche”, negli ultimi 15 anni hanno vissuto un radicale processo di cambiamento. Un analogo lavoro non è però stato effettuato sul mondo degli acquisti: lo rivela uno studio condotto da Ayming, gruppo internazionale di Business Performance Consulting nato dall’unione di Lowendalmasaï e Alma Consulting Group. Le case history raccolte indicano tuttavia che la tendenza sta cominciando a cambiare: l’ottimizzazione sta prendendo il posto del classico “taglio dei costi”, e una serie di commodity (telefonia, auto, energia…) sono sempre più gestite e presidiate in modo strategico. Tuttavia, la strada è ancora lunga: per quanto in media il procurement inizi a bandire gare o intensificare i controlli, il suo ambito di azione resta limitato, perché altre funzioni hanno ancora in carico il processo decisionale.

Non è solo una questione di mentalità e area di competenza: secondo una ricerca della SDA Bocconi School of Management, anche la digitalizzazione dei processi di Acquisti resta indietro in Italia. Secondo quanto emerso, nel 2019 ormai l’apertura al digitale è trasversale a tutte le aziende, ma non tutte sono ancora riuscite ad accoglierle nei loro processi.

Le risorse impegnate nel procurement, rivela un altro studio, appaiono ancora modeste, soprattutto se paragonate al totale della spesa per acquisti ordinari di beni e servizi (off-the-shelf procurement). Nel 2018, ad esempio, il valore totale del procurement di ricerca e sviluppo in Italia ammonta a circa 176 milioni di euro, meno dello 0,15 % del valore totale dei beni e servizi acquistati dalla pubblica amministrazione.

Procurement, i problemi dell’intermediario tra aziende e startup

Il procurement ha la possibilità di giocare un ruolo chiave nell’open innovation, favorendo le relazioni commerciali con le startup, fonte di idee e progetti innovativi.

Le procedure e policy interne delle aziende più strutturate, tuttavia, rappresentano spesso un ostacolo all’avvio di relazione commerciali con piccole realtà di recente formazione quali le startup, che non presentano, ad esempio, i requisiti patrimoniali e finanziari per accreditarsi negli albi fornitori, e danno al tempo impiegato un valore molto più alto.

Questo problema origina dal fatto che i processi di procurement non sono tradizionalmente concepiti per lavorare con startup o piccoli fornitori, il che risulta in step non chiari fin da subito e timeline che mal si adattano ai naturali ritmi di entrambe le parti. Questi processi, nati per minimizzare il rischio di un’operazione, sono infatti pensati per trattative con altre aziende già stabili, che possono permettersi di lasciar passare un po’ più di tempo a favore di una maggiore sicurezza.

I tempi dilatati, la necessità di controlli minuziosi e la mentalità risk-averse di una grande azienda possono però risultare non solo frustranti per una startup, ma anche in alcuni casi deleteri: qualche mese di attesa equivale per una piccola realtà a un periodo di latenza che potrebbe corrispondere, in termini di occasioni mancate, tempo perduto e crescita “in stand-by”, ad anni di un corporate consolidata.

D’altra parte, prima di gridare all’inefficienza del sistema e alla mentalità arretrata delle corporate, bisogna considerare l’altro lato della medaglia. I progetti d’innovazione -specialmente con startup nate da poco- rappresentano per l’azienda opportunità molto volatili, che potrebbero risultare in grandi perdite se condotte con leggerezza, da cui la necessità di controlli estesi.

Come si può fare allora per venirsi incontro a vicenda e creare un rapporto costruttivo tra azienda e startup?

Che cosa può fare una startup

Il procurement non è il nemico per una startup, ma è pur sempre un’attività aziendale che, come tale, guarderà prima alla protezione della propria azienda rispetto alle promesse di un entusiasta nuovo arrivato. Nel momento in cui si approccia ad una compagnia per proporre i propri servizi, è importante per una startup capire il punto di vista del suo interlocutore, e presentargli delle opzioni che tengano conto della sua posizione.

In generale, è buona pratica chiedere al più presto possibile di essere messi in contatto con il procurement, e farsi spiegare in anticipo quali siano i processi e i tempi necessari. Se l’interlocutore non fosse in grado di rispondere, potrebbe essere un segnale di allarme.

Una volta cominciate le contrattazioni, ecco qualche dritta per massimizzare le proprie chance di successo:

• Proporre un pilota. È più facile per un’azienda approcciarsi ad un nuovo interlocutore realizzando un piccolo progetto pilota che non richieda grandi risorse o dati sensibili, prima di essere pronti a impegnarsi in operazioni più corpose. Questo può essere per la startup un banco di prova con cui conquistarsi la fiducia dell’azienda.
• Controllare il contratto. Soprattutto quando si vuole lavorare con banche o istituti finanziari, ci sono alcune richieste e postille contrattuali imprescindibili che è bene controllare da subito. Se queste richieste non sono sostenibili, è bene saperlo fin da subito ed evitare di trascinare avanti contrattazioni infruttuose
• Mettere in chiaro di cosa si ha bisogno. Se c’è la necessità, ad esempio, di essere pagati velocemente, o di avere conferme entro una certa scadenza, è importante comunicarlo fin dall’inizio. Spesso l’azienda è in grado di venire incontro su alcuni punti, ma non può sapere che ce ne sia bisogno se non è stata avvertita.

• Imparare a capire quando è il caso di tirarsi indietro. A volte il problema non sono semplicemente tempi dilatati per processi interni. Può capitare che al progetto non sia mai stato riservato un budget, o che le risorse necessarie siano state assegnate ad un altro progetto con priorità più alta. Purtroppo, molti meeting con startup non arrivano alla conclusione di un accordo: bisogna quindi imparare ad identificare le persone giuste con cui parlare, e chiedere preventivamente se hanno già un budget approvato e le risorse necessarie per il progetto. Se la risposta è no, meglio prepararsi a tirarsi indietro.

• Trovare il giusto sponsor tra i dirigenti. Collegato al precedente punto di identificale la persona giusta con cui parlare, niente aiuta a saltare ostacoli come il supporto di un’alta carica all’interno dell’azienda. A volte la telefonata di un dirigente è quel che serve a sfoltire pratiche burocratiche non essenziali ed assicurare che i responsabili dedichino al progetto la giusta attenzione per le operazioni davvero necessarie.

Che cosa può fare un’azienda

Lavorare con una grande azienda non è facile per una startup, e lavorare con una startup non è facile nemmeno per una grande azienda. Anche in questo caso, la chiave per una buona collaborazione è mettersi nei panni dell’interlocutore e capire quali siano le esigenze dettate dalla sua natura di realtà ancora giovane e fragile.

Ecco cosa un’azienda può fare concretamente per trattare con una startup:

• Assicurarsi di avere un processo adatto. In alcuni casi è necessario applicare alle startup un processo dedicato, più rapido di quello standardizzato, per evitare di derubarla di tempo vitale alla sua crescita e sopravvivenza.

• Capire dove si è disposti ad accettare un maggiore rischio. Controlli meno accurati, che sia per tempi ristretti o mancanza di dati temporali sulla startup, comportano naturalmente un aumento del rischio: è quindi importante per l’azienda capire dove si è disposti ad essere più flessibili, e quali sono invece le aree sensibili su cui concentrare i controlli più accurati (es: customer service, brand reputation…)

• Pubblicare sul sito procedure e documenti necessari al procurement. Così facendo, potenziali partner possono presentarsi già muniti dei documenti richiesti, sveltendo di molto il processo.

Già seguendo queste semplici regole, il procurement può farsi promotore dell’introduzione di procedure startup-friendly che abbattano le barriere procedurali allo sviluppo dell’open innovation, favorendo gli accordi commerciali tra le grandi aziende e le startup.

Procurement aziendale, due casi positivi

Esistono anche in Italia esempi di aziende che hanno saputo ottimizzare i loro processi di procurement per le startup.

TIM ha creato l’Albo Veloce, una lista di fornitori innovativi individuati per le startup selezionate e accelerate dal suo programma WCap. Istutuito nel 2013, l’Albo Veloce è uno strumento attraverso il quale tutte le startup selezionate da WCap a partire dal 2009 hanno un accesso immediato all’albo fornitori di TIM (Telecom Italia), senza passare per le procedure di accreditamento richieste, solitamente molto lunghe. Questo strumento, che certifica le startup meritevoli, ha permesso di abbattere i transaction cost, uno dei principali ostacoli alla creazione di innovazione.

L’Albo Veloce è inoltre collegato al Basket Innovazione, un incentivo del 50% a disposizione delle Business Unit del Gruppo per incoraggiarle a comprare servizi dalle startup presenti nell’Albo. Questo ha dato alle startup la possibilità di vendere fin da subito i propri prodotti e servizi all’azienda, ricevendo un supporto nella fase iniziale di commercializzazione.

Anche Acea ha definito un modello innovativo di procurement per semplificare la relazione e gli acquisti con startup e PMI. Da giugno 2019, sul sito istituzionale del Gruppo Acea, startup e pMI possono prendere visione dei criteri, verificare l’idoneità all’iscrizione ai diversi albi fornitori dedicati da Acea alle realtà dell’innovazione, e candidarsi per essere invitati a gare per affidamenti di contratti in ambito “open innovation” e/o essere invitati alle challenge che il Gruppo Acea vorrà organizzare su determinate necessità di innovazione.