Se c’è uno strumento che sta segnando la trasformazione digitale del mercato immobiliare, questo è senza dubbio la firma elettronica. Nel panorama di un real estate in rapida e continua evoluzione, sta infatti giocando un ruolo sempre più cruciale, tanto da essere ormai considerato un pilastro fondamentale nel percorso di digitalizzazione del settore.
La firma elettronica, nelle sue diverse varianti, riversa in particolare il suo potenziale più ‘rivoluzionario’ sulla gestione delle transazioni immobiliari, offrendo vantaggi ineguagliabili in termini di sicurezza, efficienza e facilità di conservazione dei documenti. Non a caso, il mondo delle imprese B2B ha già abbracciato largamente le soluzioni di firma elettronica, riconoscendone i benefici in termini di riduzione del rischio di frode e semplificazione delle procedure amministrative. Tuttavia, nel segmento B2C, soprattutto tra le piccole realtà, l’adozione di queste tecnologie procede a rilento. Attenzione, però: questo ritardo non è dovuto a una mancanza di consapevolezza dei vantaggi, ma piuttosto a piccoli ostacoli burocratici e incertezze sulla validità giuridica dei processi digitali.
Un settore in profonda trasformazione
La trasformazione digitale delle società nel settore immobiliare procede spedita sulla spinta di un’esigenza chiave: adottare strumenti e soluzioni innovative in grado di soddisfare le nuove esigenze del mercato e dei consumatori, in uno scenario dai contorni sempre più articolati ed estesi. Secondo le previsioni, il mercato immobiliare dell’Europa centrale e occidentale raggiungerà un valore di 112,60 trilioni di dollari nel 2024, con il settore immobiliare residenziale in prima linea, destinato a toccare i 92,05 trilioni di dollari nello stesso periodo. Inoltre, si prevede un tasso di crescita annuo (CAGR 2024-2028) del 3,16%, portando il volume del mercato a 127,50 trilioni di dollari entro il 2028.
Di fronte a questo panorama in progressivo ampliamento, per rimanere competitivi, i player del real estate avvertono l’urgenza di adottare soluzioni digitali capaci di rispondere proattivamente alle nuove tendenze e alle esigenze dei consumatori. Ecco allora che strumenti come i servizi di Digital Transaction Management – capaci di digitalizzare l’intero processo, integrando soluzioni di firma digitale, gestione documentale e conservazione a norma di legge – diventano elementi decisivi del loro percorso evolutivo.
Firma elettronica: una rivoluzione cruciale, ma non ancora completa
La firma elettronica, in questo scenario, è lo strumento che fa letteralmente scuola, rispecchiando le sfide di quella transizione da tutti sentita come imprescindibile, ma non da tutti ancora pienamente attuata. Nel settore delle agenzie di intermediazione immobiliare, in particolare, l’adozione della firma elettronica rappresenta una rivoluzione ancora in corso. Nonostante i numerosi vantaggi offerti dalle soluzioni digitali, molti contratti di locazione o preliminari di compravendita sono ancora basati su documenti cartacei e firme autografe. Questa resistenza al cambiamento è dovuta, in parte, alla complessità normativa e alle incertezze legali relative alla validità dei documenti digitali. Tuttavia, l’utilizzo della firma elettronica nel real estate è supportato da solide basi normative, che consentono di superare le tradizionali barriere burocratiche.
Firma elettronica: una leva chiave di semplificazione
Le ragioni per cui spingere verso la piena digitalizzazione del processo sono, d’altro canto, ampiamente documentate. La firma elettronica, nelle sue tre varianti, rappresenta una tecnologia versatile che può semplificare notevolmente i processi di negoziazione e stipulazione dei contratti immobiliari.
La firma elettronica semplice è il livello base e può essere utilizzata per una vasta gamma di documenti elettronici. Questa soluzione offre un livello di sicurezza sufficiente per le comunicazioni e le transazioni meno critiche, ma potrebbe non essere adeguata per contratti che richiedono elevati standard di sicurezza e autenticità.
La firma elettronica avanzata (FEA), disciplinata dall’articolo 20, comma 1-bis, del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), offre invece un livello di sicurezza superiore. Questa tipologia di firma è in grado di garantire l’integrità del documento e di identificare inequivocabilmente il firmatario, ed è accettata per molte scritture private, specialmente nell’ambito delle intermediazioni immobiliari e dei contratti di locazione.
La firma elettronica qualificata, infine, rappresenta il massimo livello di sicurezza e autenticità. Equiparata alla firma autografa, la FEQ è l’unico tipo di firma elettronica accettato per i contratti che trasferiscono la proprietà di beni immobili, così come indicato nei punti 1-12 dell’articolo 1350 del Codice Civile. Questo include contratti che trasferiscono proprietà immobiliari, costituiscono usufrutto su beni immobili o modificano diritti reali su beni immobili.
La normativa italiana sulla firma elettronica
La normativa italiana ha fatto significativi progressi nell’accettazione delle firme elettroniche. L’articolo 20, comma 2-bis, del CAD specifica che, salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del Codice Civile, se fatte con documento informatico, devono essere sottoscritte con firma elettronica qualificata o con firma digitale per essere valide. Questo ha aperto la strada all’utilizzo di soluzioni digitali per la registrazione dei contratti di locazione e dei preliminari di compravendita presso l’Agenzia delle Entrate.
Alla luce delle recenti novità normative, è dunque possibile registrare contratti di locazione o preliminari di compravendita firmati digitalmente, risolvendo così tempi e costi associati alla gestione cartacea. I contratti preliminari di compravendita devono sempre essere firmati con Firma Elettronica Qualificata, risolvendo le difficoltà di verifica da parte del software AdE e dell’accettazione del formato. Per quanto riguarda i contratti di locazione, invece, possono essere sì sottoscritti con Firma Elettronica Avanzata, ma su di essi deve essere comunque apposto un sigillo elettronico qualificato da parte di un certificatore accreditato, poiché devono comunque risultare integri e immodificabili come prescritto dal CAD e dalle linee guida AgID.
Discorso a parte invece quello per i veri e propri atti di compravendita, la cui registrazione e archiviazione spetta al notaio. Sarà quindi possibile stipulare l’atto notarile in formato elettronico, sempre alla presenza del notaio e con tutti i controlli preventivi che caratterizzano l’atto cartaceo. In questo caso sarà il notaio ad apporre una Firma Elettronica Qualificata, mentre il cittadino dovrà utilizzare la propria firma elettronica, anche se Avanzata.
L’importanza delle piattaforme di digital transaction management
Insomma, la firma elettronica si sta imponendo sempre più come parte integrante dell’innovazione del real estate. Ne consegue che, utilizzando piattaforme di Digital Transaction Management (DTM), le agenzie immobiliari possono facilmente integrare la firma elettronica nel loro flusso di lavoro, garantendo la conformità alle normative vigenti. Queste piattaforme non solo facilitano la firma dei documenti, ma ne garantiscono anche la conservazione a norma di legge, offrendo un archivio digitale sicuro e facilmente accessibile.
La soluzione Intesa per la firma elettronica
In questo quadro, Intesa (Kyndryl) offre una soluzione di firma elettronica e digitale che è legalmente equiparata alla firma autografa, garantendo così validità legale a tutti i documenti firmati.
La soluzione Intesa Sign – strumento di Digital Transaction Management che può essere impiegato in vari settori, inclusi il bancario, il leasing, l’assicurativo e, appunto, l’immobiliare – permette in particolare di scegliere la tipologia di firma più adatta in base alle specifiche esigenze di ciascun documento e processo. La piattaforma supporta firme elettroniche semplici, avanzate e qualificate, ed è accessibile tramite browser, tablet e smartphone. Disponibile sia come applicazione web che tramite API, Intesa Sign si integra velocemente con i processi digitali già in uso nelle aziende.
Un aspetto innovativo delle soluzioni di Intesa è la possibilità per i clienti di firmare documenti utilizzando una FEQ semplicemente disponendo di un’utenza SPID o una Carta d’Identità Elettronica (CIE). Questa facilità d’uso semplifica notevolmente i processi di firma, rendendoli più accessibili e sicuri. Altrettanto importante è la piena integrabilità con i sistemi aziendali esistenti, come i CRM, i gestionali e altre applicazioni, caratteristica che garantisce una transizione più fluida e indolore verso la digitalizzazione.
Verso la piena efficienza delle transazioni immobiliari
L’adozione di queste tecnologie non solo aumenta la sicurezza delle transazioni, ma anche la loro efficienza. La firma digitale, infatti, è molto più sicura di una firma autografa grazie alle sue caratteristiche tecniche, che ne permettono la validazione in ogni momento. Inoltre, le piattaforme di DTM offrono la gestione completa dei documenti, dall’emissione dei certificati qualificati alla conservazione degli stessi, garantendo una totale dematerializzazione dei processi di firma.
Secondo Massimiliano Audisio, B2C Solutions Consultant di Intesa (Kyndryl), soluzioni come Intesa Sign sono un supporto chiave alla costruzione di un business future-proof: “Si tratta di una soluzione che risponde alle esigenze di tutte le possibili figure coinvolte: dall’IT manager che cerca soluzioni per una gestione più rapida e accurata dei contratti immobiliari, fino al responsabile della digitalizzazione, che desidera garantire la sicurezza e la conformità legale dei documenti. Inoltre, con l’adozione della firma digitale qualificata, si assicura una valenza giuridica riconosciuta”.
Di tutto questo – sotto la guida di Intesa – si parlerà nel Webinar “Soluzioni digitali per il mercato immobiliare: strumenti e strategie per il successo”, che si terrà online giovedì 4 luglio 2024 alle ore 11.30. L’evento sarà un’occasione unica per approfondire i benefici della firma elettronica e scoprire come adottarla per trasformare i processi di compravendita e locazione in procedure più snelle e sicure.
Iscriviti gratuitamente per partecipare all’appuntamento.
(Contenuto realizzato in partnership con Intesa)
Articolo originariamente pubblicato il 25 Giu 2024
