I viaggi di lavoro, le note spese. Ci sono pezzi della vita delle imprese che spesso si dimenticano quando si parla di trasformazione digitale. Non è necessario far cose nuove per portare stupore dentro e fuori e l’azienda. A volte basterebbe continuare a fare le stesse cose, ma in modo nuovo. Sembra semplice ma non è scontato.
Prendiamo tutto quel che sta attorno ai viaggi di lavoro, che rappresentano mediamente il 10% dei costi annuali di un’azienda. Le prenotazioni, le autorizzazioni, i pagamenti, le note spese, i controlli, i rimborsi. Un processo che impegna tempo, risorse e spesso causa insoddisfazioni e malfunzionamenti. “Eppure basta poco per rendere tutto più semplice, veloce ed efficiente”, dice MassimoTripodi, dal 2017 country leader Italy di Sap Concur dopo una lunga carriera attraverso i grandi gruppi hitech (da CA Technologies a HP e a Oracle).
Concur, fondata nel 1993, è stata acquisita da SAP nel 2014 per oltre 8 miliardi di dollari: oggi è una divisione della multinazionale tedesca e ne rappresenta, a livello globale, una bella fetta del fatturato. In Italia è arrivata da poco, meno di un anno, e sta crescendo a ritmi pari alla necessità di digitalizzazione di buona parte delle imprese, grandi, medie e piccole.
La tecnologia può dare nuove risposte ad alcune criticità delle aziende e alle richieste dei dipendenti. Tripodi ricorda alcuni dati molto interessanti emersi da un’idagine SAP Concur. Il 75% dei Chief Financial Officer ammette che i limiti di budget annuali vengono abitualmente superati. E i conti troppo spesso non tornano: nell’81% dei casi quando si vanno ad analizzare i costi delle trasferte si riscontrano anomalie e ammanchi. Ovvio, quindi, che si guardi agli strumenti di nuova generazione come una soluzione per recuperare efficienza, ma anche per dare un migliore servizio ai propri “clienti”, cioè i dipendenti.
C’è, infatti, da parte di chi viaggia per lavoro una maggiore richiesta di personalizzazione, di sicurezza, di comunicazione. Il 31% dichiara l’esigenza di bilanciare attività professionale e vita privata e il 43% parte qualche giorno prima per ritagliarsi momenti di vacanza all’interno della trasferta. Sono solo alcuni dati di una ricerca sul business travel nel 2030 di SAP Concur, che con i suoi 45mila utenti nel mondo rappresenta un punto di osservazione privilegiato. Oltre al work-life balance, l’indagine segnala un altro trend: il 52% dei manager prevede un aumento dei rischi e chiede un maggiore dialogo azienda dipendente. “A questa richiesta di maggiore comunicazione si potrà rispondere solo con una maggiore efficacia del processo”, osserva Tripodi. “E questo obiettivo è raggiungibile facendo ricorso a tecnologie di intelligenza artificiale”.
Anche su questo fronte in Italia c’è molto da fare. “Se il terreno si sta rivelando fertile per la nostra proposta, dipende da due fattori”, racconta Tripodi. “Da una parte c’è la natura particolare del tessuto economico italiano: tante piccole e medie imprese alle prese con la pressione della trasformazione digitale. Dall’altra c’è la versatilità della soluzione che permette di fare molte cose in maniera semplice”, spiega Tripodi, che invita a “leggere” il percorso del business travel come un momento di trasformazione digitale che coinvolge diverse aree di un’azienda, dalla gestione del personale alla contabilità. Ma anche come un’opportunità di ottimizzazione dei costi.
