In un periodo di grandi incertezze, viene in aiuto il Design Thinking. Oggi le organizzazioni si stanno sempre più rendendo conto che, se vogliono perseguire concretamente futuri promettenti, devono investire nella trasformazione dell’organizzazione per essere pronte ad assumersi il rischio che ogni cambiamento sistemico comporta. Come attivare questa trasformazione con un approccio design-driven?
L’Osservatorio di Design Thinking for Business del Politecnico di Milano, in occasione dei due Design Thinking Lab 2023, ha creato uno spazio di sperimentazione di pratiche e metodologie atte prima ad individuare e realizzare scenari futuri desiderabili e poi a renderli perseguibili. La comunità di design thinker di questo Osservatorio ha discusso come articolare programmi di trasformazione a partire da aree di intervento e cambiamento quali persone, processi, welfare e spazi. Tali aree implicano una serie di azioni progettuali e decisionali che, attraverso progetti concreti, supportano i processi di transizione.
La trasformazione design-driven parte dalle persone
Il processo di trasformazione attivato seguendo un approccio design-driven considera le persone come il punto di partenza e di arrivo per perseguire cambiamenti sistemici tangibili.
Un approccio alla trasformazione incentrato sulle persone riconosce che il successo di qualsiasi iniziativa di cambiamento dipende in ultima analisi dall’adesione e dal coinvolgimento degli individui dentro l’organizzazione.
Quando le persone si sentono valorizzate e coinvolte, è più probabile che abbraccino il cambiamento e si approprino del loro lavoro, portando a risultati migliori e a una maggiore innovazione. Al contrario, quando le persone sono resistenti e non ingaggiate, anche i programmi di trasformazione ed innovazione meglio progettati possono fallire. Promuovere il potenziale individuale e collettivo all’interno di un’organizzazione è essenziale per massimizzare il coinvolgimento delle persone, impattare sulla produttività ed il successo complessivo.
Il ruolo del Chief Transformation Officer (CTO)
Per questi motivi, la figura del Chief Transformation Officer (CTO) sta acquisendo sempre più importanza nelle aziende; il panorama competitivo sta diventando sempre più complesso e dinamico, e le aziende devono essere in grado di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato.
Il ruolo del CTO è di guidare l’azienda attraverso un processo di trasformazione che consideri la complessità attuale nel perseguire gli obiettivi strategici a lungo termine. Questa figura ha la responsabilità di definire la visione, gli obiettivi e le strategie di trasformazione dell’azienda, nonché di gestire e coordinare le iniziative di trasformazione. Questa trasformazione oggi deve considerare l’intera dimensione organizzativa coinvolgendo molteplici aree funzionali dell’azienda tra cui IT, finanza, risorse umane e operazioni, per garantire che la trasformazione sia allineata con gli obiettivi dell’azienda e che sia implementata in modo coeso ed efficace.
La trasformazione, per sua natura, genera effetti interni significativi e nei processi aziendali e nella cultura di impresa, richiedendo uno sforzo notevole alle persone che vivono l’organizzazione. Il CTO ed il relativo team devono quindi essere in grado di disegnare e trasferire in modo chiaro i programmi di trasformazione, coinvolgendo le persone nei cambiamenti per garantirne un’adozione diffusa del processo trasformativo.
Come funziona l’approccio design-driven
Seguire un approccio Design-driven significa attivare e costruire la trasformazione considerando fin da subito il capitale umano delle organizzazioni. Sono le persone che dovranno adottare nuovi processi, tecnologie e modelli di lavoro. Includere le persone nella progettazione della trasformazione stessa permette un maggior allineamento tra la cultura aziendale e gli obiettivi di trasformazione generando un sostegno interno per i cambiamenti proposti.
Per poter toccare con mano queste responsabilità e sfide, durante il secondo Design Thinking Lab 2023, si è scelto di impersonificare un CTO di un’azienda del settore alimentare.
La comunità di design thinker ha riflettuto e sperimentato concretamente riguardo il ruolo e le pratiche che questa figura può avere in un processo di transizione sistemica. Prima di iniziare a sviluppare un programma di trasformazione che fosse focalizzato sulle persone, i partecipanti sono stati invitati a creare un programma di trasformazione di alto livello che comprendesse le aree di lavoro (cantieri sperimentali) relative alle persone, ai processi organizzativi, agli spazi e al benessere organizzativo. Inoltre, i partecipanti hanno dovuto identificare ulteriori aree di trasformazione, tra cui la ricerca e sviluppo, gli investimenti basati su criteri ESG (Ambientale, Sociale e di Governance), la cultura e l’educazione, e l’importanza della comunicazione e dell’identità del marchio per raggiungere e perseguire lo scenario futuro ricevuto come input iniziale nell’esprimento.
I tre livelli umani nell’azienda: macro, meso e micro
Per focalizzarsi sulle persone nei processi di trasformazione è necessario partire dall’analisi dei tre livelli “umani” dell’organizzazione: macro, meso e micro. Grazie a questa esplorazione, si può passare da una progettazione generica di un programma di trasformazione ad una definizione più precisa e mirata di progetti specifici “people-centred” per avviare i processi di transizione.
I tre livelli di comportamento delle organizzazioni cui si fa riferimento sono tratti dai principi dell’Organisational Behaviour. Per dimensione macro si intende l’azienda e quindi come si comporta l’organizzazione a livello strutturale; meso, è la dimensione che si riferisce a come si relazionano internamente i team; infine micro, riguarda le dimensioni del comportamento, dell’attitudine, della motivazione dell’individuo nell’organizzazione.
I tre livelli organizzativi sono essenziali da considerare quando si vuole attuare un programma di trasformazione incentrato sulle persone in un’azienda. Questo perché questi tre livelli, influenzandosi reciprocamente, forniscono una visione sistemica dell’intero corpo aziendale, consentendo di avere una comprensione più completa dei processi, delle dinamiche e delle relazioni che intercorrono tra le varie componenti dell’organizzazione. Il livello macro include l’organizzazione nel suo insieme, quindi le strutture, le policy e le procedure che la guidano. Il livello meso rappresenta le singole unità, i team e i dipartimenti che compongono l’organizzazione. Il livello micro, infine, riguarda i singoli individui, compresi i dipendenti, i manager, membri dei diversi team. Tenere conto di tutti e tre i livelli organizzativi è importante quando si sviluppa e si attua un programma di trasformazione incentrato sulle persone, poiché permette di comprendere la complessità dell’organizzazione nel suo insieme e di identificare le aree in cui le persone possono essere maggiormente coinvolte e influenzate dal processo di trasformazione. Inoltre, il coinvolgimento delle persone in tutti i tre livelli è fondamentale per attivare un vero e proprio processo di trasformazione culturale, che sia efficace e duraturo.
Quali i vantaggi dell’approccio design-driven?
L’approccio design-driven alla trasformazione implica l’utilizzo di pratiche di Design Thinking per sviluppare soluzioni di trasformazione che siano orientate sia alle esigenze dei clienti esterni e del mercato, che quelle dei cosiddetti clienti interni, le persone. Queste soluzioni possono includere nuovi processi, prodotti, sistemi, servizi e modelli di business.
I benefici nell’utilizzare un approccio design-driven alla trasformazione sono diversi. In primo luogo, l’approccio design-driven aiuta a garantire che le soluzioni di trasformazione siano allineate alle esigenze di tutti gli stakeholder coinvolti, compresi i dipendenti, i clienti, e partner. Considerare tutti gli attori nel processo di progettazione inoltre aiuta a definire soluzioni di trasformazione allineate alle esigenze del mercato ma coerenti alla cultura ed il potenziale interno di un’organizzazione. In secondo luogo, l’approccio design-driven incoraggia la sperimentazione continua, consentendo all’azienda di sviluppare soluzioni di trasformazione che possono differenziarla dalla concorrenza. In terzo luogo, l’approccio design-driven aiuta a ridurre il rischio di insuccesso, poiché le soluzioni di trasformazione sono testate e validate su scale diverse prima di essere implementate. Ciò richiede un investimento immediato e duraturo nel promuovere e nutrire una cultura organizzativa aperta alla collaborazione, all’innovazione e alla sperimentazione, nonché la formazione e lo sviluppo delle competenze necessarie.
Design Thinking Lab 2023, cosa è emerso dall’incontro
Durante il secondo Design Thinking Lab 2023 dell’Osservatorio di Design Thinking for Business, i partecipanti hanno avuto l’opportunità di sperimentare in prima persona l’approccio design-driven alla trasformazione, esplorando in dettaglio le aree dei programmi di trasformazione e i tre livelli organizzativi. Questo ha permesso loro di identificare le sfide e le opportunità presenti in ogni livello e proporre delle specifiche design action (azioni progettuali) che possano coinvolgere le persone attivamente in questo processo di cambiamento.
Successivamente, il Prof. Francesco Zurlo, membro del comitato scientifico dell’Osservatorio, ha illustrato l’importanza di strutturare programmi di trasformazione basati sulle persone per perseguire un futuro promettente, sintetizzando i valori alla base di questo approccio. Durante il suo intervento, ha presentato una serie di prospettive teoriche e pratiche, nonché casi studio attuali, che dimostrano l’efficacia di questo approccio e di questo focus. A conclusione dell’evento, sono intervenuti Angela Maselli, Senior Product Designer in Enel, Raissa Trinci, Senior Service Expert in Sogei, e Debora Bottà, UX Design Manager in Poste Italiane. Facilitati da Gianluca Carella, parte del Research Team dell’Osservatorio, hanno condiviso i loro diversi punti di vista e le implicazioni che i programmi di trasformazione possono avere se centrati sulle persone.
I relatori hanno sottolineato che la cultura aziendale e la leadership giocano un ruolo fondamentale nel successo di tali programmi, e che la trasformazione dovrebbe essere vista come un processo continuo e non come un evento singolo. In definitiva, è emerso che l’attenzione alle persone è un fattore cruciale per il successo di qualsiasi programma di trasformazione e che il Design Thinking può essere un potente strumento per aiutare le aziende ad attivare il cambiamento interno e navigare la complessità delle sfide di oggi e di domani.
