Injenia, società bolognese focalizzata su progetti innovativi per aiutare le imprese ad affrontare la trasformazione digitale, ha investito in un solo anno un milione di euro su un unico progetto: Interacta, una piattaforma di Process Management in chiave Social. “È il nostro maggiore investimento, sul quale scommettiamo e che ha un grande potenziale di mercato” dichiara nell’intervista con EconomyUp Alberto Buzzi, CEO di Injenia.
Il caso di successo Barilla è stato il punto di partenza per lo sviluppo di Interacta. Quali sono state le premesse che hanno spinto alla realizzazione di una piattaforma per il Social Process Management?
Barilla è stata al centro di un importante progetto di change management per ottimizzare i processi e valorizzare la collaboration, premiato al Digital360 Awards 2018 e raccontato da Google Cloud come success story a livello mondiale. Il punto di avvio è stata la revisione del workflow manutentivo con l’obiettivo di migliorare la condivisione della conoscenza tra tecnici e razionalizzare l’organizzazione delle attività. Inizialmente, i team manutentivi di Barilla scambiavano le informazioni attraverso registri cartacei, telefonate e riunioni, con il risultato di una visione frammentata sui processi, nonché perdita di tempo nel reperire e verificare le indicazioni necessarie allo svolgimento dei task. Per semplificare e accelerare le comunicazioni, i tecnici hanno iniziato a utilizzare servizi di messaggistica consumer dal proprio smartphone, compromettendo però la vista d’insieme dei processi manutentivi. Inoltre, si perdevano informazioni importanti nelle chat, i flussi comunicativi non erano definiti e mancava un sistema centrale per proteggere i dati aziendali.
La soluzione proposta da Injenia ha fornito uno strumento aziendale strutturato per collaborare in modo intuitivo, rapido e social, gestendo contemporaneamente i processi in modo efficace. Dato il successo ottenuto, l’adozione della piattaforma è stata estesa prima a tutti i reparti di manutenzione di Barilla a livello globale e in seguito anche alle aree finance e IT. Dall’esperienza con Barilla è nata appunto Interacta.
Interacta viene presentata come l’unica piattaforma sul mercato di Social Process Management. Quali sono le esigenze a cui si indirizza e quale supporto offre nella risoluzione delle principali sfide organizzative?
Interacta è un prodotto nuovo, unico nel suo genere, che risponde a un bisogno latente, non sempre visibile al management aziendale: la necessità di ottimizzare la gestione dei processi, facilitare la collaborazione tra team, governare e gestire la comunicazione destrutturata. L’approccio si differenzia dai tantissimi sistemi gestionali – ad esempio, le soluzioni CRM o CMMS – o dalle varie piattaforme di collaboration presenti sul mercato, perché va a calare le funzionalità social direttamente sui processi, all’interno di un’unica soluzione che organizza e centralizza la conoscenza.
Grazie a una serie di analisi sul campo, abbiamo identificato quattro necessità fondamentali che le aziende sono chiamate a risolvere in merito alla gestione dei processi: strutturazione della collaborazione, diffusione e condivisione della conoscenza, engagement delle persone finalizzato alla valorizzazione delle idee e dei talenti, analisi e interpretazione dei dati e delle attività.
Nel concetto di collaborazione rientrano tutte le pratiche di social collaboration, smart working, lavoro mobile everywhere e everytime tra colleghi. Per abilitare questo scenario, occorre garantire un passaggio di informazioni e conoscenze semplice e intuitivo, che si sviluppa con le stesse dinamiche con cui oggi affrontiamo le normali pratiche quotidiane. Questo porta anche a maggiore engagement verso gli obiettivi aziendali e a maggiore soddisfazione, perché ogni tipo di problema aziendale si risolve più velocemente. Infine, una delle sfide più grandi per le aziende oggi è acquisire un vantaggio competitivo raccogliendo dati di vario tipo e interpretarli nel modo adeguato per prevedere fenomeni futuri.
Per ciascuna di queste esigenze aziendali esistono numerose piattaforme dedicate, ognuna con diverse funzionalità e metodologie. Quello che mancava – e che emerge dall’analisi che abbiamo condotto e dall’esperienza di anni in progetti innovativi nelle maggiori aziende italiane – era una soluzione unica capace di portare tutti i dati raccolti su collaborazione, conoscenza e engagement all’interno dei processi.
Interacta ha il merito di calare direttamente le funzionalità social sui processi di business. Quali sono le ricadute positive che un workplace collaborativo può avere sulle attività aziendali?
Interacta permette di creare una mappatura totale delle competenze aziendali, consentendo a chiunque vi acceda tramite app, di sapere chi è disponibile in un dato luogo e in un dato momento e con quali skill. Sostanzialmente, tutte le persone hanno visibilità sull’andamento complessivo di un processo, con la possibilità di analizzare in dettaglio i passaggi evolutivi, di intervenire se necessario con il corretto apporto di competenza e di chiedere aiuto ai colleghi nello svolgimento di un task o nella risoluzione di un problema. Il processo può quindi essere ridefinito in maniera collaborativa e in regime di autoregolamentazione.
Interacta può dunque essere pensata come una rete interconnessa di intelligenza collaborativa aziendale, che può essere utilissima anche per i millennials che entrano in azienda e per i nuovi dipendenti e collaboratori che, grazie a essa, riescono a condividere le varie conoscenze presenti nel contesto lavorativo e a entrare nel flusso di lavoro più rapidamente.
Quali sono i principali vantaggi derivanti dall’adozione di una piattaforma di Social Process Management in termini di strutturazione della conoscenza e coinvolgimento delle persone?
Oltre a provvedere alla migliore amministrazione dei processi e diffusione della conoscenza, Interacta ha il grande merito di strutturare il destrutturato: se da un lato permette di comunicare in modo social, dall’altro consente di organizzare, gestire e storicizzare le comunicazioni, i processi e le informazioni, anche quelle più volatili che possono perdersi in chat, telefonate, riunioni tra team ristretti. Il vantaggio più evidente è la possibilità di recuperare una vista completa e granulare sui flussi di lavoro, che include ogni singolo aspetto dei processi senza tralasciare i preziosi dettagli frutto di conversazioni informali: ad esempio, le modalità di approccio a un cliente, i consigli per finalizzare una trattativa o per portare avanti un progetto.
C’è un altro risvolto importante: servire i dipendenti con strumenti che soddisfano le loro necessità di comunicazione in termini di semplicità e immediatezza, evita il diffondersi incontrollato di soluzioni consumer che potrebbero mettere a repentaglio la sicurezza di informazioni critiche e segreti aziendali. La conoscenza diffusa e la visibilità sui processi ha infine il vantaggio di stimolare il coinvolgimento delle persone su attività e obiettivi comuni, favorendo la circolazione e la promozione di nuove idee, nonché la scoperta e la valorizzazione dei talenti aziendali.
Oggi il Social Process Management si concretizza in un ampio spettro applicativo e trova spazio in numerosi processi aziendali. Quali saranno le evoluzioni di Interacta e gli obiettivi futuri?
Interacta è un prodotto estremamente flessibile, personalizzabile in base alle esigenze specifiche di settore, azienda, divisione e applicazione, che permette di ridisegnare i processi rendendoli più snelli e veloci. Grazie alla grande flessibilità applicativa, oggi sta spaziando in diversi settori: Maintenance, Finance, IT, Sales, Digital Asset Management, GDO e Retail. E per il futuro ha un obiettivo ben preciso: portare la collaboration e la gestione dei processi su un altro livello, grazie all’analisi dei dati attraverso il machine learning.
Le aziende che già stanno usando Interacta hanno a disposizione una piattaforma capace di raccogliere, classificare e analizzare una grande quantità di dati. Tra questi dati, figurano anche quelli più qualitativi, ‘umani’ legati al processo: non solo documenti e procedure, ma anche dati su interazioni tra persone, comunicazioni informali, sentiment aziendale, che spesso danno il vero ‘senso’ e insight importanti su come ottimizzare i processi e migliorare il lavoro delle persone. Ad esempio, i responsabili di un team possono avere una visibilità maggiore sui processi e intercettare attraverso gli analytics eventuali intoppi e colli di bottiglia, con la possibilità di intervenire prima che compromettano il buon andamento delle attività. Sulla base dei dati raccolti, quindi, il machine learning può identificare le inefficienze e nuovi margini di miglioramento, procedendo alla razionalizzazione e all’automazione delle diverse fasi di processo.
