L’epidemia di coronavirus in Italia è diventata anche, involontariamente, una sperimentazione su vasta scala dello smart working o lavoro agile, la nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati.
Vantaggi e svantaggi dello smart working
La messa in pratica dello smart working – che, come ben sanno esperti ed addetti ai lavori non può essere banalizzato come “lavoro da casa” – ha causato reazioni positive ma anche meno positive. Alcuni ne hanno visto i vantaggi, in particolar modo quelle aziende che lo hanno adottato in tempi rapidi in varie forme e con diverse gradualità: Unicredit, Vodafone, Heineken, Luxottica, Zambon, Michelin, Assimoco, Henkel, Sky, Tim, Wind Tre, Condé Nast Italia, Giorgio Armani , Tod’s e altre, solo per fare qualche nome. In questo frangente lo smart working è stato adottato e favorito anche da Digital360 (società che fra le altre cose edita anche EconomyUp) che lo utilizza da tempo e non solo in situazioni di emergenza. La nostra azienda è stata persino oggetto di un servizio sul Tg1 di prima serata come modello efficace di smart working.
Ci sono già manager che esprimono parere positivo su quanto sta accadendo: per esempio Piergiorgio Grossi, Chief Innovation Officer di Credem Banca, ha raccontato come la sua azienda ha reagito all’emergenza coronovirus anche grazie allo smart working (e non solo), potendo contare su una organizzata consuetudine all’innovazione.
D’altra parte non tutti sono egualmente soddisfatti di come si sta riorganizzando il lavoro nelle imprese. In particolare serpeggiano sentimenti contrastanti tra i lavoratori dipendenti, costretti d’improvviso a chiudersi in casa in solitudine per intere settimane, e magari disturbati o distratti dai familiari o da altre persone presenti nelle ore lavorative. A causa dello smart working “obbligato” dal coronavirus, alcuni lamentano la perdita di socialità e prospettano un futuro tecnologico dove l’essere umano sarà sempre più isolato. Questi sentimenti rischiano di tradursi in rigetto, fustrazione e rifiuto del lavoro da remoto imposto in modo prolungato.
Ma se lo smartworking rischia di trasformarsi in un’esperienza negativa vuol dire che non è vero smart working, o meglio non è interpretato e applicato in modo corretto. Lo conferma Methodos, società di consulenza specializzata nell’accompagnare le imprese nei processi di change management: “Obbligare tutti a lavorare da casa improvvisamente non è smartworking – osserva il CEO di Methodos Alessio Vaccarezza –. L’esperienza nelle attuali circostanze eccezionali dimostra, ed è un bene, che si può lavorare da casa senza troppe difficoltà con alcune accortezze e attenzioni. Tuttavia, superato lo shock iniziale, il lavoro forzato a distanza palesa diversi svantaggi e c’è il rischio che un’analisi superficiale porti a credere che lo smartworking crei problemi. Non è così”.
“Alla base del lavoro agile – sottolinea Vaccarezza – c’è la libertà. Libertà di scegliere di lavorare nelle modalità, tempi e posti più funzionali al raggiungimento degli obiettivi. Quindi l’imposizione forzosa e prolungata ne snatura l’essenza”. Se ci si trova proiettati in una dinamica di lavoro a distanza senza che l’azienda abbia lavorato in precedente per formare i lavoratori a questo scopo, è possibile scontrarsi con processi non definiti, tecnologie non note, scarsa dimestichezza con gli strumenti utile al lavoro agile.
Inoltre, sia che ci sia l’emergenza coronavirus o meno, il vero smartworking non è mai 7 giorni su 7, e nemmeno è la forma di prestazione di lavoro prevalente (se non per alcune figure particolari).
Tuttavia è possibile affrontare la nuova modalità di lavoro seguendo alcune indicazioni che aiutino a gestire gli effetti collaterali ed elaborare possibili soluzioni. Queste quelle che suggerisce Maria Vittoria Mazzarini, senior consultant, esperta di smartworking di Methodos.
5 regole dello smart working ai tempi del coronavirus
Ricreare le relazioni sociali
“Ciò che sembra aver colpito maggiormente i lavoratori in questa settimana di lavoro da casa forzato è stato proprio un nostro bisogno primario di esseri umani: stare insieme. La sfida di questa seconda fase di lavoro da remoto forzato sta nell’essere capaci di rispondere al bisogno di appartenenza”. Soluzione? Attivare le webcam e preferire le videochiamate alle semplici chat o telefonate. Vedere i colleghi infatti stimola il confronto e permette di generare l’effetto “ricreazione” seppur davanti a uno schermo. Un’altra buona idea per i lavoratori è ritrovarsi virtualmente proprio all’ora di pranzo, per condividere la propria esperienza in leggerezza. Anche le organizzazioni possono favorire questi momenti sociali e amichevoli da remoto: bastano pochi minuti, per esempio per commentare la postazione di lavoro più bella, il piatto gourmet del giorno, o semplicemente scambiarsi opinioni su letture, film, hobby.
2. Separare vita personale e vita professionale
“Molti genitori si sono trovati a lavorare da casa con i figli presenti, con le inevitabili interruzioni – nota Mazzarini –. Oppure le video conference si trasformano in puntate di vita personale con dinamiche familiari naturali, ma distanti dal setting abituale». Occorre dettare dei confini: concentrarsi negli orari appropriati e poi staccare completamente nelle pause e nei pranzi in famiglia (con telefono e computer spento). I genitori possono fissare delle pause concordate da dedicare solo ed esclusivamente ai figli.
3. Fare attenzione al benessere fisico
“Lavorare da casa non dev’essere sinonimo di passare tutta la giornata in casa – afferma l’esperta di Methodos –. Nelle pause la cosa migliore è fare una passeggiata, o concedersi dei break fisici almeno due volte al giorno, per riattivare i muscoli e riposare la vista». Anche in questo caso le aziende stesse possono dare una mano, per esempio istituendo delle classi di yoga virtuale mattutino. Il benessere fisico richiede anche attenzione all’ambiente di lavoro: luminosità e areazione della stanza aiutano la concentrazione e l’umore.
4. Non rimandare gli impegni e trovare continuità (anche grazie agli strumenti digitali)
“In questi tempi particolari bisogna evitare di cedere all’idea di rimandare tutto a “quando le cose torneranno nella normalità” – sottolinea Mazzarini – Anche se voli, eventi e workshop saltano, ricordiamoci che abbiamo a disposizione ottime tecnologie per riorganizzare le cose da remoto con un livello di interattività, partecipazione e coinvolgimento inimmaginabile fino a pochi anni fa”.
5. Prepararsi a gestire il dopo-emergenza
“Le aziende devono prepararsi a fare un post-audit su come hanno affrontato questa crisi – spiega Maria Vittoria Mazzarini –. Cosa ha funzionato e cosa no? Cosa faremmo di diverso la prossima volta? Abbiamo il giusto grado di flessibilità o dobbiamo cambiare la policy attuale sullo smartworking?”. Bisogna trarre le giuste lezioni per implementare progetti di smartworking strutturati per la normalità e non solo per le situazioni eccezionali, per valutare il modello di gestione manageriale e fare una valutazione anche a livello di stakeholder. “I nostri clienti e fornitori saranno stati sicuramente coinvolti dall’emergenza – conclude Mazzarini –. È importante valutare come abbiamo impattato noi su di loro e loro su di noi, per minimizzare i rischi futuri”.
