Per lo smart working assumono un ruolo rilevante le piattaforme per lavorare a distanza. E non solo in epoca di coronavirus. I dati dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano relativi al 2019 sottolineano che lo smart working è una realtà nel 58% delle grandi imprese. In quel contesto, però, il lavoro agile stava rallentando la sua crescita…
È assai probabile che questo particolare momento storico abbia enfatizzato e fatto comprendere a tanti l’importanza delle piattaforme di collaboration, così come alcune scelte organizzative già precedentemente adottate dalle aziende per i propri collaboratori.
Non ci si improvvisa, infatti, azienda che fa smart working (e Covid-19 purtroppo lo sta rendendo evidente): per essere davvero smart, ciascuna organizzazione deve adottare principi e policy organizzative tali da promuovere quello che è un vero e proprio cambiamento culturale. L’organizzazione che permette di fare smart working deve far leva su valori quali l’autonomia correlata alla responsabilizzazione ed essere imperniata su flessibilità e autonomia personali. D’altra parte, i criteri di valutazione del lavoro non possono più essere legati al tempo o alla presenza in ufficio, ma alla qualità e alla velocità di raggiungimento degli obiettivi. Si tratta perciò di sapere coinvolgere i dipendenti, rivedere l’organizzazione gerarchica e così via.
Certo è che in situazione di emergenza, la cosa più immediata da fare è ricorrere alla tecnologia (comunque indispensabile ovviamente per fare smart working) mentre, ci si augura, che si rimanderanno a momenti più tranquilli tutte le questioni organizzative e strategiche.
Le piattaforme di collaborazione per lo smart working
Le principali piattaforme per lo smart working offrono una serie di funzionalità pensate per consentire alle persone di svolgere la propria attività in team nel modo più efficace possibile, garantendo l’opportunità di vedersi e parlare, ma anche di condividere contenuti, intervenire insieme sui medesimi file, evidenziare le priorità e così via.
Secondo un’analisi di XChannel sulle principali soluzioni cercate dagli italiani su Google, Skype è la N.1 . Principali rivali di questi giorni Zoom Cloud, Gotomeeting, Hangout, Microsoft Team e Houseparty, che però sono usati per motivi e scopi differenti. È importante la presenza di Whatsapp. Sempre su Google, la query più digitata in relazione alla parola “videochiamata” è proprio “videochiamata Whatsapp”, seguita da “Skype videochiamata” e “videochiamata di gruppo”.
Ma ecco un nostro elenco di alcune delle principali piattaforme di smart working che offrono questo e molto altro.
G-Suite
Precedentemente denominata Google apps for work e Google apps for business, G-Suite è una suite di tool software e strumenti di produttività e collaboration. Essa comprende, Gmail (per la posta elettronica), Google Drive (il servizio cloud per la memorizzazione dei contenuti e la sincronizzazione degli stessi online), Google Hangouts (il sistema che offre, grazie a Meet la possibilità di videoconference online, ma anche messaggistica istantanea e Voice over IP), Google Calendar e Documenti (i programmi gratuiti per preparare file di testo, fogli elettronici e così via).
Cisco Webex Meetings
È la piattaforma che consente di condurre riunioni online e video conferenze. Non solo, questa soluzione permette l’interazione tra coloro che partecipano alla riunione stessa grazie al fatto che permette la condivisione di varie tipologie di contenuti, dai testi agli audio/video. I team hanno cioè a disposizione una soluzione che permette loro di avere a disposizione tutto quanto è necessario, avendo la garanzia di poter contare sulla sicurezza dei dati di livello enterprise.
Microsoft Teams
La casa di Redmond offre una piattaforma di smart working per la comunicazione e collaborazione unificata che combina chat, videoconferenze ma anche integrazione di applicazioni e archiviazione di file. In pratica, l’hub per la collaborazione di Office 365 consente di lavorare promuovendo massimo coinvolgimento da qualsiasi luogo si stia operando.
Skype
Anch’esso parte del mondo Microsoft, è tradizionalmente la soluzione più conosciuta per fare video chiamate, essa offre, più nello specifico, la possibilità di gestire i flussi di comunicazione aziendali nel loro complesso. Sono poi assicurate le opportunità di chattare e condividere documenti e file a tutti i registrati al programma, così come di creare canali che agevolano la suddivisione del lavoro, in modo da organizzare al meglio le comunicazioni.
Slack
È il software per la collaborazione aziendale progettato per inviare messaggi in modo istantaneo, sfrutta canali specifici dedicati e può essere integrata con strumenti di produttività. All’interno della piattaforma è infatti possibile usare Google Drive, Trello, GitHub, Google Calendar e tanti altri applicativi tra i più diffusi e utilizzati.
Asana
Si tratta di un’applicazione web e mobile studiata per supportare i gruppi di lavoro nell’organizzazione delle attività e permette di tenere traccia e gestire nel modo più efficace possibile i diversi progetti portati avanti da un’organizzazione con i task, i compiti, che li caratterizzano. Permette di avere sempre presenti i carichi di lavoro di ciascun appartenente al team e di visualizzare lo stato di avanzamento dei processi.
Trello
È un software gestionale in stile Kanban (il metodo Kanban, finalizzato ad evitare sovrapposizione tra l’operato dei vari addetti, parte dal presupposto che i processi siano svolti da valle a monte e ciascuna attività realizzata solo quando ce ne è veramente bisogno) e permette a ogni utente di creare a propria scheda che indica le attività di cui occuparsi, scambiarla con altri eccetera.
TeamViewer e Sygma Connect
Sono due esempi di piattaforme che consentono l’accesso da remoto al proprio computer o ad altro dispositivo mobile da qualunque device mediante un qualsiasi browser. Ciò significa poter usare tutte le applicazioni di cui si ha bisogno come se ci si potesse servire del proprio dispositivo abitualmente utilizzato per lavorare, operando in modo immediato e senza dover adottare modalità diverse dalle solite sui propri documenti.
MindMeister
È un tool pensato per fare brainstorming e generare mappe mentali, permette di sviluppare e condividere idee graficamente. Praticamente consente di prendere appunti e pianificare progetti favorendo, in generale, le varie attività creative. Consente quindi poi di stabilire le priorità, assegnare i compiti ai diversi collaboratori del progetto e indicare i progressi delle attività. In caso di progetti elaborati è possibile sfruttare l’integrazione di MindMeister con MeisterTask e sincronizzare le attività tra mappa mentale e schede progetto.
Miro
Miro, come la precedente, è una piattaforma che consente di avere a disposizione una lavagna virtuale interattiva che, come nel caso precedente, favorisce attività di brainstorming, di costruire mappe mentali, in pratica di avere uno spazio dove poter virtualmente ritrovarsi e lavorare su progetti creativi.
Multipartner
La mission di questa Pmi italiana è fornire Virtual data room, ossia spazi di lavoro virtuali in cui cooperare agevolmente a distanza grazie allo scambio di dati. La soluzione offre la possibilità di condividere archiviare qualsiasi file assicurando massima sicurezza delle informazioni e controllo sulle attività dei singoli utenti.
Piattaforme per smart working: Sistemi di video comunicazione
Nelle soluzioni precedentemente indicate sono quasi sempre offerte anche soluzioni di video comunicazione e video conferenza per semplificare la collaborazione a distanza. Qui di seguito vi sono elencate le proposte che si contraddistinguono per un’offerta dedicata specificamente alla videocomunicazione.
Adobe Connect
Basata su Adobe Flash, l’applicazione dà il supporto necessario per svolgere riunioni online, per fare attività di teleconferenza, sessioni di e-learning e Webinar; permette inoltre la condivisione dei documenti utilizzati.
Citrix Go ToMeeting
È il servizio di Web conference offerto dal vendor che permette lo scambio e la condivisione (in modo sicuro, grazie all’utilizzo di tecniche di crittografia) di foto, presentazioni eccetera. La possibilità di fare screen -sharing fa sì che ciascun partecipante all’incontro virtuale possa seguire quel che accade anche sui computer degli altri.
Vidyo
Fornisce la possibilità di sfruttare comunicazioni video interattive di alta qualità che possono essere integrate ad applicazioni e workflow garantendo alta risoluzione. Il fine dell’azienda è quello di abilitare all’utilizzo del video qualsiasi tipo di applicazione.
Join Conferencing provider
Porta sul mercato la tecnologia finalizzata ad assicurare video conferenze di qualità, webcasting, Web TV, video streaming e vi affianca alcuni servizi quali interpretariato online, video call center e video sportello virtuale eccetera.
SkyMeeting Live
È la piattaforma di videoconferenza che offre tecnologia Html5/Webrtc per gestire meeting online, corsi di formazione, Webinar e live streaming. Garantisce l’accesso da qualsiasi dispositivo fisso e mobile per organizzare riunioni online, aule corsi virtuali, dirette live YouTube e Facebook.
Teleskill Videoconferenza Live
Nasce appositamente come soluzione di web conferencing per assicurare interazione e comunicazione tra i partecipanti, è destinato a coloro che fanno uso frequente di queste opportunità così come a quanti necessitano solo saltuariamente dei servizi di Webinar, live meeting e classi virtuali.
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