Uno dei capisaldi dell’Open Innovation è quello di stimolare i propri dipendenti alla creatività. Anche le recenti normative ISO 56002 affermano che “La capacità di innovazione di un’organizzazione comprende l’abilità di comprendere e rispondere alle mutevoli condizioni del proprio contesto, al fine di perseguire nuove opportunità, di fare leva sulla conoscenza e sulla creatività delle persone all’interno dell’organizzazione stessa, anche in collaborazione con le parti interessate esterne”. Il confronto e anche lo scontro sono da sempre stimolo di crescita individuale o collettiva, e le aziende di oggi lo cercano sempre di più. Non molto tempo fa, strategie di mercato, di crescita, di distribuzione di nuovi servizi o altre attività vitali per far prosperare una azienda, erano delegate a pochi manager o professionisti a supporto degli stessi, che a oggi non bastano più.
Innovazione e Creatività aziendale
Smart P@per, PMI con sede nell’area industriale di Sant’Angelo le Fratte (PZ), è specializzata nella progettazione, realizzazione e gestione di soluzioni per l’archiviazione ed elaborazione elettronica di documenti. L’azienda, nell’ambito di un programma di attività di Innovation Management, ha definito una Strategia per l’Innovazione e ha attivato l’Open Innovation. In questa ottica, da quest’anno l’azienda è partner dell’Osservatorio Startup Intelligence del Politecnico di Milano in collaborazione con Polihub.
Giovanni Pepicelli, Innovation Manager presso l’azienda e, tra le altre cose, fondatore di una startup all’interno del programma di Entrepreneusrhip in Enel, ci racconta come Smartp@per abbia stimolato la creatività dei propri dipendenti adottando la metodologia World Cafè per fare community a distanza.
Nell’ambito del programma di attività di Innovation Management e all’interno del più ampio approccio all’Open Innovation, in che modo Smartp@per stimola i propri dipendenti alla creatività?
Nell’ambito di questo intenso programma aziendale è stata identificata, come una delle tre iniziative prioritarie, quella di attivare internamente sessioni creative di Idea Creation. Fortunatamente esistono diverse metodologie che possono aiutare le organizzazioni ad attivare ciò. In Smartp@per è stato scelto il World Cafè.
Quindi insieme a Carmen Dolce, riferimento aziendale per la formazione, ed Enrico Folino, riferimento per il Program Innovazione per le attività tecnologiche, si è pensato a come adattare la metodologia operando a distanza in quanto tutte le persone coinvolte, date le condizioni sanitarie, lavorano in Smart Working.
In che cosa consiste la metodologia del World Cafè?
Il World Cafè è un metodo semplice ed efficace che si basa su conversazioni informali, vivaci e costruttive, su questioni e temi che riguardano temi di interesse a un’organizzazione o più in generale, a una comunità.
Gli incontri informali tra le persone (le conversazioni nei bar, nei salotti, dal barbiere, ecc.) sono stati storicamente opportunità di scambio, partecipazione e apprendimento, nonché di preparazione all’azione sociale. L’obiettivo del World Café è mettere a disposizione la forza delle conversazioni informali al fine di mobilitare in modo creativo pensieri e risorse, facilitare la riflessione, condividere conoscenze e infine generare cambiamento. Lo sviluppo delle idee in un World Cafè avviene organizzando dei tavoli di discussione dove un “facilitatore” introduce il tema assegnato a qual tavolo e tracciando spunti e idee che a mano a mano emergono. Il tempo dedicato è breve, non più di 30 minuti, e i partecipanti al tavolo si spostano su un altro tavolo e così via finché tutti partecipano a tutti i tavoli di discussione. Alla fine degli incontri, tutte le idee sono illustrate a tutti i partecipanti da parte dei facilitatori.
In che modo avete applicato questa metodologia in Smartp@per e su che temi d’innovazione avete focalizzato gli incontri virtuali?
Come si può intuire, è stato necessario organizzare più riunioni in virtuale, circa 20 in totale, tra cui anche la pausa “caffè”, momento in cui chi voleva poteva condividere con gli altri l’esperienza in corso. Lo strumento Microsoft Teams adottato dall’azienda si è dimostrato efficace: attraverso le sue funzionalità di comunicazione, condivisone, agenda e, grazie ad una predisposizione accurata, ognuno semplicemente con un click a un link, si è spostato da un tavolo all’altro o al tavolo comune. Particolare cura è stata tenuta per gestire eventuali default di rete e prove di collegamento sono state effettuate nei giorni precedenti insieme alla breve formazione dei facilitatori, infatti a questi è stato affidato il compito di gestire il tempo, e la creazione di file di appunti contenenti le idee e i suggerimenti emersi durante le sessioni di confronto.
I temi riguardavano ambiti generali come produttività, nuovi business, formazione, comunque proposte con le specificità proprie e di interesse aziendale. A questi è stato aggiunto il tema dello smart working, una novità per molto adottata dall’azienda a causa della pandemia ma che comunque Smartp@per intende mantenere anche in tempi normali.
Quali sono stati i risultati di questo primo esperimento di corporate entrepreneurship e quali next step prevedete per le idee emerse?
In totale sono state raccolti 131 spunti: alcuni di questi, da noi organizzatori classificate come idee, richiedono la predisposizione di un progetto o almeno di una Proof of Concept, altre invece, classificate come suggerimenti, rappresentano dei miglioramenti facilmente attivabili.
I risultati sono stati poi analizzati e discussi dallo “steering” Innovazione e un paio di idee sono state inserite nelle iniziative innovative. Per una decina di suggerimenti si è deciso per una graduale adozione nel breve. Di tutto ciò si dà e darà riscontro a tutti, specialmente ai partecipanti.
Il riscontro positivo poi da parte dei partecipanti è stato notevole come ha dimostrato il sondaggio effettuato e non solo, sono già giunti agli organizzatori suggerimenti su altri temi da sviluppare.
Iniziative come queste, possono gettare la basi per una nuova cultura aziendale, e individuale in quanto i dipendenti possono sentirsi sempre di più, non più solo membri funzionali di una organizzazione, ma persone appartenenti a un collettivo che agiscono attivamente e propositivamente alla crescita e alla prosperità di tutti.
