Finanza agevolata: gli errori da evitare quando si chiedono finanziamenti pubblici

La finanza agevolata è uno degli strumenti più efficaci che l’Unione Europea mette da anni a disposizione di aziende e di enti pubblici per colmare i loro ritardi tipicamente in ambito digitale o per supportare investimenti tecnologici fortemente innovativi.

Lo strumento è inoltre particolarmente indicato per le startup che nella fase iniziale hanno forti difficoltà ad accedere a finanziamenti privati, o peggio a finanziamenti bancari, per portare avanti le proprie idee progetto.

La richiesta di finanza agevolata tuttavia non si improvvisa ed occorre evitare una serie di errori tipici di chi si accosta inizialmente a questo efficace strumento senza un supporto professionale adeguato.

ICTLAB PA (gruppo Digital 360) è in grado di supportare le aziende che intendono utilizzare efficacemente questo tipo di strumenti evitando gli errori più comuni che possono essere commessi e che cercheremo di spiegare sinteticamente di seguito.

Errori tipici nella fase di presentazione

Quando si approccia, senza una adeguata esperienza, la finanza agevolata attraverso bandi europei, nazionali e regionali, è abbastanza comune, incorrere in una serie di errori che possono compromettere seriamente le possibilità di successo.

Sulla base della nostra significativa esperienza su questo tipo di progetti, proviamo a segnalare sinteticamente di seguito gli errori più frequenti che si possono commettere:

• Mancanza di Pianificazione e Strategia: il progetto è molto generico e non si ha una chiara visione di come possa contribuire in modo fattivo alla crescita dell’azienda, quali siano gli obiettivi che si intendono raggiungere.
• Scarsa conoscenza delle normative e degli strumenti di riferimento: non si conoscono dettagliatamente i requisiti specifici richiesti per accedere allo specifico bando di finanziamento agevolato. Vengono ignorate o sottovalutate le procedure specifiche previste. Non si ha una adeguata padronanza delle piattaforme informatiche messe a disposizione per presentare la propria proposta.
• Non vengono considerate attentamente le caratteristiche specifiche del bando: il progetto se pur interessante e ben strutturato non risponde agli obiettivi che il bando intende perseguire attraverso il finanziamento messo a disposizione. Non risponde ai criteri specifici evidenziati dal bando e non si adatta alle finalità e agli obiettivi del programma di finanziamento. Non è stata infine considerata adeguatamente la competitività del bando e la probabilità di successo della proposta presentata.
• Progetti poco realistici o scarsamente dettagliati: gli obiettivi del progetto risultano vaghi, poco approfonditi e difficilmente raggiungibili. I tempi di attuazione del progetto risultano difficilmente realizzabili e/o non coincidono con le tempistiche dettate dal bando.
• Documentazione prodotta insufficiente: i documenti predisposti per la risposta al bando possono risultare mancanti, errati, incompleti in alcune parti, poco accurati in alcune descrizioni.
• Inadeguatezza del budget di progetto: i costi di progetto risultano poco realistici, vengono inseriti costi non ammissibili, non risulta chiaro la loro congruenza con le necessità del progetto, non vengono adeguatamente giustificati.
• Il progetto viene presentato da soggetti poco idonei: si utilizza una rete di partner poco rodata, non vengono coinvolti partner strategici per il progetto o collaudati organismi di ricerca. Le aziende (compresa la società proponente/capofila) non hanno un adeguata credibilità sulle tematiche proposte dal progetto.
• Difficoltà a rispettare le tempistiche di presentazione: in mancanza di una adeguata pianificazione delle azioni necessarie per presentare il progetto si rischia di presentarlo in ritardo rispetto a quanto previsto dal bando o presentarlo in modo incompleto.
• Non viene presentato un business plan credibile e sostenibile: non si riesce a dimostrare adeguatamente che il progetto sarà sostenibile nel lungo periodo e sarà possibile avere un adeguato ritorno sull’investimento effettuato. Non si riesce inoltre a dimostrare la capacità di rimborsare il finanziamento agevolato qualora previsto.
• Non sono stati presi in considerazione eventuali problemi di liquidità: la mancata o non accurata previsione delle tempistiche relative ai finanziamenti erogati da parte dell’ente gestore può creare in fase realizzativa problemi nei pagamenti da effettuare per rendicontare correttamente il progetto. Questo elemento va tenuto in considerazione già nella fase di presentazione.

Errori tipici nella fase realizzativa

Una volta presentata la domanda di agevolazione un altro errore tipico è quello di non seguire adeguatamente l’evoluzione dell’iter valutativo e magari non rispondere nei tempi previsti alle eventuali richieste di integrazione pervenute.

Anche nel caso che al progetto venga assegnato il finanziamento, molti sono ancora le problematiche da affrontare nella fase realizzativa. Il finanziamento non viene infatti concesso “a prescindere” occorre dimostrare di aver realizzato adeguatamente quanto proposto e approvato, nonché rispettare le condizioni del finanziamento.

Sempre sulla base della nostra esperienza segnaliamo di seguito gli errori che, a nostro avviso, risultano maggiormente ricorrenti:

• Fase iniziale gestita in modo inadeguato: viene posta scarsa attenzione alle procedure ed alle tempistiche richieste per arrivare all’assegnazione definitiva del finanziamento attraverso la firma di un apposito accordo.
• Non vengono rispettate le scadenze: la presentazione della documentazione relativa al progetto ed alla rendicontazione non viene realizzata rispettando le tempistiche previste, con il rischio di arrivare alla revoca parziale o totale del finanziamento.
• Scarsa accuratezza nella rendicontazione: viene prodotta una documentazione di progetto poco dettagliata, le spese effettuate non risultano adeguatamente dimostrate.
• Utilizzo improprio dei fondi: utilizzo anche parziale dei fondi per spesare attività non inerenti al progetto con successiva richiesta di restituzione del finanziamento da parte dell’ente finanziatore.
• Cambiamenti non autorizzati: modifiche significative al progetto originale non comunicate per tempo dall’ente finanziatore o non si è avuta la sua approvazione esplicita.
• Monitoraggio e controllo inadeguato: non viene gestito adeguatamentel’andamento del progetto e valutati i risultati ottenuti. Eventuali problemi non vengono riscontrati e risolti tempestivamente.
• Scarsa Comunicazione con l’ente finanziatore: non si conoscono i principali strumenti per mantenere una comunicazione aperta e trasparente con l’ente finanziatore al fine di risolvere eventuali criticità intervenute o interpretare correttamente alcune normative.
• Sottovalutare la complessità ed i rischi del progetto: non avere una chiara comprensione della complessità del progetto e delle risorse necessarie. Non avere effettuato a priori un’attenta analisi dei rischi e predisposto un adeguato piano di gestione.
• Difficoltà nel coinvolgere gli altri partner: la scarsa relazione con gli altri partner coinvolti nel progetto (quando previsti) può mettere a serio rischio il rispetto dei tempi e il raggiungimento degli obiettivi ipotizzati.
• Non gestiti gli aspetti di comunicazione: non viene effettuata una adeguata diffusione dei risultatisecondole regole previste all’interno del bando e valorizzando i punti di forza del progetto.
• Non vengono preparate in modo adeguato le visite ispettive: non si è pronti a sostenere sia da un punto di vista tecnico che amministrativo eventuali verifiche o ispezioni da parte dell’ente finanziatore.

Come evitare i principali errori identificati

Gli errori che abbiamo sottolineato possono essere evitati organizzandosi adeguatamente al proprio interno o facendo ricorso ad un idoneo supporto professionale.

I programmi di finanza agevolata stanno diventando infatti sempre più competitivi e richiedono la presentazione di progetti di elevato livello qualitativo.

E’ pertanto spesso fondamentale, specialmente se li si approccia le prime volte, avvalersi del supporto di aziende specializzate che possono fornire assistenza nella scelta del programma più adatto, nella gestione del progetto e nella fase di rendicontazione.

In questo modo è possibile aumentare le possibilità di successo nel ricorrere alla finanza agevolata ed utilizzare al meglio uno strumento diventato ormai fondamentale per la crescita delle imprese.

Grazie al supporto di professionisti preparati sul tema sarà possibile tra l’altro:

• identificare per tempo i bandi di interesse
• verificare a priori se si hanno i requisiti idonei per partecipare evidenziato le possibili criticità
• selezionare i partner più idonei per il successo del progetto
• preparare in anticipo tutta la documentazione necessaria e descrivere adeguatamente il progetto evidenziando i suoi punti di forza rispetto ai requisiti del bando
• elaborare un budget dei costi sostenibile e credibile
• elaborare un adeguato business plan capace di dimostrare la solidità finanziaria del progetto e l’eventuale capacità di rimborso del prestito agevolato
• comprendere a fondo i requisiti, le scadenze ed evidenziare gli elementi qualificanti del bando
• supportare la fase realizzativa del progetto garantendo il rispetto dei tempi e la verifica del raggiungimento degli obiettivi previsti
• supportare la fase di rendicontazione e comunicazione

ICTLAB PA è uno dei principali player sul mercato per questo tipo di servizi di supporto con un significativo background di success story che testimoniano la sua competenza e affidabilità.