Quando si passa dalla teoria alla pratica, fare open innovation, specie in una grande azienda, può diventare molto complicato. Lavorare con una startup, selezionarla come fornitore, è una decisione strategica che raramente trova corrispondenza nei modelli e nelle regole di gestione dell’organizzazione.
Serve quindi uno scatto creativo per evitare che i buoni propositi si arenino. Non è facile, ma è possibile. Lo dimostra l’esperienza fatta in Acea, gruppo da oltre 3 miliardi di fatturato e 9mila dipendenti, dove è operativo un nuovo processo di acquisto dedicato a startup e PMI innovative, che è stato già utilizzato per alcuni progetti dell’area Innovation.
Open innovation e processi di acquisto in azienda
“L’open innovation è poco supportata dalle procedure tradizionali di procurement, che ha una natura complessa e può prevedere modalità diverse secondo le società di un gruppo e l’oggetto da acquistare”, spiega Lorenzo Bianchi, Responsabile della Funzione Acquisti e Logistica di Acea Spa, che in collaborazione con la divisione Innovation del Gruppo ha messo a punto un modello di lean procurement, un processo di acquisto “leggero” ed allo stesso tempo compliant con il codice degli appalti pubblici per sostenere le attività di innovazione con le startup.
“L’innovazione in azienda non puoi farla da solo”, ricorda Carmelo Graceffa, Responsabile dell’area Innovation di Acea Spa, e non si riferisce solo alle giovani imprese esterne. “Abbiamo lavorato per oltre un anno con il Procurement per trovare la risposta migliore a una nostra domanda ricorrente: come faccio a contrattualizzare una startup?”. Una domanda ricorrente in molte aziende, che raramente trova soluzioni strutturate e stabili.
Startup e procurement, i vincoli da superare
“I vincoli ci sono”, ammette Bianchi, “ma non sono insuperabili”. Il primo scoglio è il criterio di classificazione delle aziende. Quello usato abitualmente, in qualsiasi azienda, prevede parametri che sono esattamente l’opposto delle caratteristiche di una startup: esperienza, solidità, storicità, referenze. Come può averli un’impresa nata magari da uno o due anni? Il secondo punto è definire il tipo di percorso che si intende affrontare.
“Sappiamo bene che la natura di startup e PMI innovativa è diversa e che alcune condizioni abituali non sono sostenibili”, aggiunge Graceffa. Per esempio? “I termini di pagamento. Il pagamento a 120 giorni. I termini standard possono non essere sostenibili per un’impresa che non ha ancora flussi di cassa regolari”.
Acquisti da una startup e Codice degli Appalti
Le soluzioni si possono trovare se in azienda si afferma la volontà di sostenere le attività di open innovation. “Quando ci si muove nell’ambito privatistico è più semplice”, dice Bianchi. “Ma quando entra in gioco la normativa pubblicistica tutto diventa più complesso, perché non sei tu a decidere, devi tenere conto di regole ben precise”.
Per una multiutility come ACEA, che opera in settori di interesse pubblico, la maggior parte degli affidamenti deve rispettare il codice degli appalti. Come si fa in questo caso? Lavorando insieme, e a lungo, in ACEA una soluzione è stata trovata: “Quello che abbiamo fatto, forse per primi, è stato mutuare i criteri utilizzati nel Decreto Crescita dell’estate 2019 per l’individuazione della categoria imprese startup”, spiega Bianchi. “Questo ci ha permesso di definire una nuova categoria di fornitore attraverso l’identità giuridica di una startup”.
Come contrattualizzare una startup, la soluzione di Acea
Il nuovo processo di acquisto definito in ACEA comincia con lo scouting fatto dalla divisione Innovation, prima di passare a una qualificazione del fornitore sulla base di criteri di valutazione che non sono quelli tradizionali. Ci sono requisiti giuridici (sostanzialmente quelli che definiscono le startup innovative) e requisiti di innovazione (almeno un brevetto, un round di investimento e un POC). Sono stati anche definiti nuovi gruppi merceologici. “Ne abbiamo individuati quattro: Infrastrutture digitali, Robotica, Human Augmentation, Device/Piattaforme IoT”, spiega Bianchi, che sottolinea i vantaggi del lean procurement: maggiore flessibilità, tempi ridotti, semplificazione dei pagamenti, potenziamento delle attività di innovazione, generazione di nuove categorie di vendor. E c’è anche un vantaggio concreto per le startup: i pagamenti passano da 120 a 30 giorni. “È come aver creato un vivaio di fornitori che ci auguriamo crescano insieme con l’innovazione di ACEA”.
Gare dedicate a startup e PMI innovative
“Avremmo potuto prevedere l’abbassamento dei requisiti per fare entrare le startup nei nostri albi. Ma abbiamo ritenuto che non avrebbe avuto senso farle convivere e competere con le grandi aziende”, argomenta ancora Bianchi. Per questo si è arrivati a gare dedicate per startup e PMI innovative. Con un solo limite: 200mila euro per ogni commessa. “Quello che conta è aver creato un terreno fertile per queste realtà imprenditoriali”, osserva Graceffa. La collaborazione tra Innovation e Procurement nel definire un nuovo processo di acquisto dedicato alle startup è iniziata dopo una sperimentazione fatta nel 2018 proprio dal Procurement con una soluzione di RPA (Robotic Process Automation) proposta da Vincix Group, attraverso il programma OpenItaly del Consorzio Elis. Un POC (proof of concept) che, da una parte, ha fatto toccare con mano agli Acquisti i vantaggi di lavorare con le startup ma dall’altra anche le difficoltà di contrattualizzare la collaborazione. L’automazione di una serie di fasi dei processi di acquisto ha poi “liberato” del tempo che è stato dedicato allo studio e alla ricerca di nuove forme di contrattualizzazione a sostegno dell’innovazione.
Dopo aver definito il nuovo processo di lean procurement e popolato gli albi, sono arrivate le prime gare. Ad aggiudicarsi la prima vera gara in lean procurement è stata, nell’estate 2020, la PMI innovativa Justbit per una soluzione di customer intelligence per Acea Ato 2 (il servizio idrico di Roma e provincia). In ottobre sono partite due nuove gare riservate a startup e PMI. Una è nell’ambito Digital HR: soluzioni di machine learning per individuare le skill e professionalità all’interno dell’azienda e le disponibilità di tempo delle persone da coinvolgere in nuovi progetti. La seconda è invece finalizzata alla ricerca di soluzioni innovative per il monitoraggio infrastrutturale e l’individuazione preventiva sul territorio delle zone di warning, in cui potrebbero verificarsi fenomeni di dissesto (avvallamenti/voragini/fenomeni franosi/cedimenti strutturali) a danno degli asset ACEA.
Come una startup può diventare fornitore di ACEA
Adesso che è stato definito un percorso dedicato, le startup possono più facilmente candidarsi a lavorare con il Gruppo Acea, entrando nella sezione “Startup PMI innovative” della pagina fornitori. Basta registrarsi nell’area riservata per poter consultare l’elenco degli albi fornitori e i requisiti minimi richiesti per potersi iscrivere dopo aver superato la “qualificazione”.
