Digitalizzare un Sistema di Gestione per la Qualità nel modo più efficace può diventare un vantaggio competitivo per un’azienda. Ma come scegliere un processo di digitalizzazione focalizzato sulle proprie esigenze, in grado di far risparmiare e di garantire un ritorno sull’investimento? Bisogna avere chiari gli obiettivi, utilizzare strumenti flessibili e scalabili e seguire una precisa serie di tappe, dall’onboarding al follow-up. Lo spiega Gianlorenzo Caccia di QSA.net, società impegnata a portare la trasformazione digitale nei sistemi di gestione a norme ISO, con l’obiettivo di creare valore per aziende e professionisti. L’impresa con sede a Lecco offre una piattaforma Cloud specializzata per i Sistemi di Gestione a norme ISO e tutta la consulenza e la formazione per la loro digital transformation.
“La digitalizzazione – afferma Caccia – può essere applicata a qualsiasi processo aziendale sia organizzativo sia gestionale, ed esistono aziende specializzate nel fornire strumenti e metodologie per ottenere benefici concreti e notevoli risparmi di tempo”.
Vediamo dunque quali sono le indicazioni di QSA.net per la digitalizzazione di un Sistema di Gestione per la Qualità.
L’importanza della digitalizzazione per le aziende
La digitalizzazione intesa come capacità di eseguire o migliorare i processi attraverso il potenziamento delle tecnologie digitali e dei dati digitalizzati è uno dei temi più importanti degli ultimi anni. Parte di un più ampio processo di digital transformation, ha ricevuto un’ulteriore spinta a causa dell’emergenza sanitaria causata dalla pandemia. Eppure l’Italia è ancora indietro su questo fronte: nell’Indice di digitalizzazione dell’economia e della società (DESI 2020) della Commissione europea il nostro Paese risulta in 25° posizione su 28 Stati membri dell’UE, davanti solo a Romania, Grecia e Bulgaria. A maggior ragione, le aziende devono considerarlo un processo essenziale, non tanto e non solo per ridurre la quantità di carta circolante, ma soprattutto per recuperare risorse e gestire informazioni.
Come digitalizzare il Sistema di gestione per la qualità
Ecco perché le organizzazioni che intraprendono un percorso di digitalizzazione del Sistema di gestione per la Qualità sono un passo avanti rispetto alle altre. Per farlo devono innanzitutto seguire alcuni criteri: definire i propri obiettivi, usare strumenti focalizzati, verificare che siano flessibili e scalabili e tenere d’occhio il ROI, il ritorno di investimento. Vediamoli uno per uno.
Definire gli obiettivi
Per digitalizzare un Sistema di Gestione per la Qualità, un’organizzazione deve saper individuare i problemi da risolvere. Può per esempio decidere che vuole tenere in ordine i documenti, automatizzare i processi di formazione, creare uno scadenzario, gestire i reclami del cliente, monitorare i fornitori. Oppure gli obiettivi possono essere legati ad aspetti di qualità di processo o di prodotto, come virtualizzare le pratiche sulle scrivanie o gestire i controlli in ingresso. “Prima di iniziare una ricerca – suggerisce Caccia – occorre pensare agli obiettivi, tenendo sempre presente i limiti imposti dal budget, dalle risorse a disposizione (per esempio il livello di cultura digitale delle persone) e dal tempo che si è disposti ad attendere prima di vedere i risultati”.
Verificare il grado di focalizzazione dello strumento usato
Molte aziende gestiscono i documenti del Sistema Qualità attraverso cartelle condivise nella LAN aziendale o strumenti di archiviazione documentale quali Dropbox, Google Drive o Sharepoint, solo per fare qualche esempio. Sono strumenti focalizzati? “No” risponde il Dott. Caccia. “Sono sicuramente molto flessibili, fanno bene il loro lavoro, ma non sono pensati per rispondere ai requisiti di una ISO 9001, né possono generare la reportistica che un Sistema di Gestione richiede”. Uno strumento focalizzato non solo è dedicato al raggiungimento di obiettivi specifici, ma nasce per fare quanto serve al fine di raggiungerli. “Esistono decine di soluzioni – prosegue Caccia – alcune delle quali in grado di coprire pressoché tutti i requisiti di norma, quelle che io definisco ‘le Ferrari dei software per la Qualità’. Il rischio è utilizzare una Ferrari per andare a fare la spesa: può essere una bella esperienza, ma probabilmente è un po’ cara. Strumenti super– sofisticati rischiano di drenare il budget per poi essere utilizzati in minima parte, a discapito del ritorno sull’investimento”.
Usare strumenti flessibili e scalabili
È quindi fondamentale che fra le caratteristiche del software ci siano la flessibilità e la scalabilità. Flessibilità significa capacità di adattarsi a quello a cui punta il cliente attraverso una selezione delle funzionalità utili per raggiungere la meta. Scalabilità è la caratteristica del software che permette all’utente di variare nel tempo funzionalità e utilizzo, in funzione del mutare degli scopi e dell’avanzamento del progetto di digitalizzazione. “Sono due caratteristiche offerte dalle soluzioni Cloud, che per questi altri motivi sono di gran lunga preferibili a quelle desktop”.
4.Verificare il ritorno di investimento
Il tema del ritorno di investimento è il vero punto centrale nella scelta di uno strumento. Fondamentale nella fase di pianificazione del progetto di digitalizzazione è definire dei KPI, ovvero degli indicatori, in grado di aiutare l’azienda a monitorare il raggiungimento degli obiettivi. “Fra questi KPI – chiarisce il Dott. Caccia – il controllo del ROI è particolarmente importante, in quanto è l’indicatore in grado di quantificare il rapporto fra i costi della digitalizzazione e i benefici ottenuti. È essenziale che il fornitore dello strumento di digitalizzazione abbia competenze specifiche sul delicato tema della Qualità e sia in grado di offrire il proprio contributo nella definizione e nel monitoraggio dei KPI individuati”.
Le fasi operative della digitalizzazione del Sistema di gestione
Una volta individuata la soluzione più adatta per la digitalizzazione del Sistema Qualità, la realizzazione del processo passa attraverso alcune fasi.
Onboarding
L’onboarding serve a orientare il cliente sulle prime cose da fare. In questa fase è determinante che il fornitore sia in grado di supportare il Responsabile di Progetto per accompagnarlo per mano nella definizione del “to do”. “Digitalizzare un Sistema Qualità è un processo articolato e l’esperienza di chi ha chiaro i risultati da ottenere è fondamentale per contribuire al successo del progetto” sostiene il Dott. Caccia.
Esistono numerose soluzioni cloud fra le quali scegliere, ma limitare la scelta al prezzo rischia di ridurre le possibilità di successo. Servono esperienza (verificabile attraverso le referenze e i profili Linkedin degli interlocutori), fluidità nella comunicazione e strumenti di agevolazione (mail dedicata al team di Supporto, portale di assistenza online, numero verde). Il fornitore non deve limitarsi a vendere un software, ma aiutare l’azienda a utilizzarlo in modo efficace.
Implementation
Nella seconda fase bisogna iniziare a implementare il software. L’implementazione consiste nel caricamento delle informazioni esistenti, cosa che può essere fatta manualmente (un’occasione per fare pulizia nel vecchio Sistema di Gestione) o in modo automatico attraverso servizi di caricamento dei dati.
L’implementation è anche la fase in cui possono essere individuate e messe a punto le integrazioni utili o necessarie con altri sistemi informatici presenti in azienda. Per questo è importante che la soluzione software scelta supporti i processi di integrazione attraverso l’uso di API e Webhooks.
Setup
La terza fase è quella in cui l’applicazione, che inizia a popolarsi con i dati dell’azienda, viene messa a punto e personalizzata attraverso un appropriato setup. “Immaginiamo di dover fare un trasloco dalla vecchia casa, che si conosce in ogni angolo e in cui si lasciano ricordi e affetti” dice il Dott. Caccia. “L’azienda si sta spostando in una nuova abitazione, probabilmente molto più spaziosa e tecnologica, che deve essere arredata e personalizzata. Molto di quello che sta portando con sé troverà un posto nuovo, alcune cose saranno gettate, si avranno a disposizione nuove pareti e stanze dove riporre cose che fino a quel momento non si sapevano dove mettere o non si ricordava nemmeno di avere”. Il setup offre la possibilità di adeguare il software alle proprie necessità di utilizzo, attraverso la definizione di parametri personalizzati che faciliteranno l’uso dell’applicazione.
Formazione
Comprendere e imparare ad utilizzare il setup in modo appropriato è oggetto di formazione, una formazione che non coinvolge tutti gli utilizzatori, ma si concentra normalmente in pochi soggetti, spesso uno solo, che dovranno “governare” il funzionamento della piattaforma. Normalmente sono il “Responsabile Qualità”, il Consulente esterno, l’IT manager.
Startup
A questo punto il progetto di digitalizzazione è pronto per essere avviato e condiviso in azienda. In questa fase gioca un ruolo importante la formazione all’utilizzo. Le domande più frequenti: come si accede al software? Cosa trovo nel software? Come consulto le informazioni e/o contribuisco alla loro creazione? La formazione interna può essere realizzata insieme con il fornitore dell’applicazione o in autonomia. In ballo c’è l’importante tema del cambiamento culturale in azienda. “Occorre far interiorizzare questo cambiamento alle persone coinvolte” rimarca il Dott. Caccia. “Dietro allo startup c’è quasi sempre la necessità di diffondere un nuovo mindset, senza il quale lo strumento rischierà di rimanere fermo al palo”.
La disponibilità di strumenti di “Digital Adoption” integrati alla soluzione può fare la differenza per il buon esito del progetto.
Analisi dei risultati
Una volta implementato il progetto, è ora di iniziare a guardare ai risultati. Gli obiettivi sono stati raggiunti? La strada necessaria per raggiungerli è stata correttamente pianificata? “Controllare periodicamente i risultati è importante per garantire il corretto funzionamento nel tempo. Anche in questo caso il fornitore può essere un alleato prezioso nel fornire feedback sul livello d’uso della soluzione e suggerimenti su come ottimizzarne l’uso.”
Follow up
Un progetto di digitalizzazione del Sistema Qualità, potenzialmente, non è mai finito. Ai primi obiettivi raggiunti possono aggiungersene altri nel tempo. “Bisogna ricordare di pianificare momenti di riesame, meglio se concomitanti con il ‘Riesame della direzione’, per valutare i risultati raggiunti e individuare le nuove aree di sviluppo del processo di digitalizzazione”.
In ultima analisi è necessario un notevole impegno da parte di tutte le persone coinvolte per realizzare la digitalizzazione del Sistema Qualità. Ma, è convinto Caccia, “digitalizzare il Sistema Qualità significa renderlo uno strumento utile per contribuire alla catena del valore in azienda”.
