Nel New Normal del lavoro le app per il desk booking sono una delle soluzioni su cui le aziende puntano per un ritorno in sede in sicurezza. La pandemia di Covid-19 ha determinato una forte accelerazione nel processo di trasformazione digitale che include il modo di lavorare. Dopo lo smart working, rapidamente adottato da molte imprese per continuare ad essere operative, il New Normal si sta configurando come una modalità più matura di lavoro agile e ibrido tra presenza in sede e attività indipendente dal luogo e dall’orario. In questo contesto gli strumenti digitali, come le applicazioni di desk booking, sono il supporto per la produttività e il benessere delle persone.
Perché adottare il desk booking
Queste app consentono, in modo semplice e veloce, di prenotare le postazioni e gli strumenti di lavoro nelle sedi fisiche. Il desk booking viene incontro alle esigenze delle aziende in due modi. In generale, permette di monitorare il numero di presenze per evitare affollamenti in ufficio; in particolare, se la scelta dell’azienda è di ridurre il numero di postazioni fisiche, perché molti dei dipendenti e collaboratori ormai lavorano in mobilità, abilita la condivisione delle scrivanie e dei dispositivi, ruotando il personale in presenza.
Nella prima fase post-emergenziale il desk booking consente una gestione migliore delle norme di sicurezza anti-Covid: sapere quanti dipendenti saranno fisicamente in sede vuol dire calcolare quante mascherine e saponi disinfettanti predisporre o quale intervento di sanificazione sarà necessario, oltre a garantire il distanziamento. Con uno sguardo più di lungo periodo il desk booking è una soluzione che permette all’impresa un’ottimizzazione dei costi (per esempio, calcola con precisione quanti pasti sono necessari nella mensa aziendale) ma, soprattutto, supporta la gestione dell’hybrid working svolto in parte in sede in parte in mobilità.
Verso un “vero” smart working
Le app di desk booking sono dunque un’espressione del nuovo hybrid working e parte della sua cultura, perché permettono di pianificare compiti e presenze e di abilitare il desk sharing in un New Normal in cui l’esperienza di lavoro, il luogo e l’orario sono scissi. Il lavoro agile, infatti, ragiona sulla base delle attività da eseguire, non delle ore da trascorrere in un luogo ben definito come i locali dell’azienda, la propria postazione fissa in ufficio o la casa. Questo è vero smart working, diverso dal lavoro remoto per la capacità delle persone di usare a pieno gli strumenti di comunicazione e collaborazione (Ucc) e, soprattutto, di programmare e lavorare per obiettivi, riprendendo in mano il controllo del proprio tempo e delle proprie modalità. È il lavoro che si basa sulla responsabilizzazione dei dipendenti e dei collaboratori e su un nuovo management del mentoring, non del controllo, dove ciò che conta è il raggiungimento dei risultati, il dialogo bidirezionale tra leader e team, la condivisione dei valori aziendali e il wellbeing delle persone.
JustSeat.it: il desk booking di Emme&mme Informatica
Tra le app di desk booking, JustSeat.it di Emme&mme Informatica arriva come frutto di un know-how che l’azienda toscana dei servizi Ict aveva maturato da tempo, accompagnando i clienti nella trasformazione digitale con gli strumenti di collaborazione di Microsoft 365. Le app di prenotazione delle postazioni di lavoro sembravano fino a due anni fa un’avanguardia per poche aziende, spesso grandi e strutturate, ma oggi stanno conquistando il fare comune di imprese anche di piccole dimensioni. JustSeat.it è pensata esattamente per le esigenze di tutti, perché le sue caratteristiche chiave sono la facilità d’uso e la “democraticità”, grazie a un prezzo di ingresso molto accessibile. Inoltre, a gestire l’app è l’utente finale, che sceglie quando andare al lavoro in sede in base alle esigenze di distanziamento e/o alla disponibilità di postazioni. L’utente vede anche se ci sono prenotazioni di altri colleghi e può così individuare quando sarà in sede una persona con cui desidera collaborare in presenza.
In base ad altre esigenze delle singole aziende, JustSeat.it può essere arricchita di altre funzionalità. Si possono anche personalizzare alcuni parametri, come le fasce orarie per il lavoro e per l’accesso alle aree break o alla mensa – sempre in ottemperanza alle norme anti-Covid.
Ma la base resta la usability: “Usare JustSeat è facile come fare la spesa online”, afferma Federico Banchini di Emme&mme Informatica.
Desk booking nell’ecosistema aziendale, il collegamento con Microsoft Teams
Questa app di desk booking è inoltre collegata con la suite Microsoft, e in particolare con Teams, come parte di un intero ecosistema a favore della produttività. JustSeat.it usa, infatti, le stesse credenziali di Teams: quando l’utente apre il prodotto Microsoft si trova sulla sinistra il pulsante di Just Seat.it ed è sufficiente cliccare per fare le prenotazioni (che, volendo, si possono inserire nel calendario di Microsoft).
I dati raccolti dalla app possono confluire in report per gli amministratori della piattaforma o il management per una verifica sul rispetto delle normative di sicurezza e per la pianificazione dei costi. A richiesta JustSeat.it può essere anche collegato con altri sistemi aziendali. E dati che produce possono essere analizzati dal team del data scientist attraverso gli strumenti di BI di Microsoft Teams per misurare la produttività – tutte funzionalità aggiuntive con cui si sale oltre la proposta entry level.
Nell’adozione di JustSeat.it Emme&mme affianca le aziende con una collaborazione con i dipartimenti HR, per un’attività di comunicazione funzionale all’accettazione della nuova tecnologia. “La condivisione non è solo della postazione, ma della cultura e della mission: condividere il desk vuol dire far propria la trasformazione digitale del modo di lavorare come parte del modello operativo dell’azienda”, conclude Banchini.
