“Generalmente un processo di digitalizzazione è molto lungo e costoso. Noi cerchiamo di cambiare un tale paradigma, democratizzando questo processo”, sostiene Ivan Stanzial, Managing Director di Archiva Group, nonché CEO e Presidente di Honu. Quest’ultima è uno dei pilastri del gruppo con quartier generale a Villafranca di Verona e uffici dislocati tra Vicenza, Milano, Düsseldorf e Varsavia.
Non solo tecnologia, ma flessibilità nell’affiancare il cliente
“Honu si sta dotando di tecnologie e di competenze per riuscire a rispondere alle esigenze dei nostri clienti in modo estremamente veloce. In media, in poche settimane” sottolinea Stanzial, ricordando che spesso, a essere dirimente nelle tempistiche di sviluppo e implementazione, è la dimensione aziendale.
Le big company devono fare i conti con una eterogeneità di processi interni che richiede un tipo di effort diverso, in termini di risorse e di investimenti, rispetto a quello che occorre a una PMI. La scelta di Pega, per esempio, va proprio in questa direzione. Kissflow, Pega e le altre soluzioni di Honu vengono incontro al fabbisogno di ottimizzazione e integrazione dei processi aziendali, ma su quale scegliere di volta in volta interviene Federico Pozzato, Direttore Tecnico di Honu: “Se dovessi indicare quali sono le caratteristiche principali di Kissflow, si potrebbero sintetizzare nella facilità d’uso, nella velocità nella realizzazione dei processi una volta definiti e nella scalabilità che può passare da 30 a migliaia di utenti. Ma quando arriva una richiesta, non basta considerare soltanto l’aspetto tecnologico”.
“Nell’affiancare il cliente, quello che ci guida è il desiderio di individuare la soluzione che porterà i maggiori vantaggi rispetto agli obiettivi che si intendono raggiungere. Il fatto di non essere focalizzati esclusivamente su una piattaforma, ci rende flessibili e pronti al cambiamento. E questo indubbiamente è uno dei punti di forza che ci viene riconosciuto, quello cioè di non essere dei meri esecutori”.
Il tesoro nascosto nei processi che va dissotterrato
Non essere dei “meri esecutori” delle richieste che provengono dalle aziende si traduce anche nel prevedere step successivi nei processi di digitalizzazione. O, per usare un’espressione di Pozzato, si traduce in una forma di “consulenza operativa” che mira a far ottenere dei risultati in tempi rapidi.
“Far entrare un cliente nell’ottica di quello che si può fare con un Business Process Management, uscendo dalla classica dicotomia tra Excel ed e-mail, permette di scoprire tante possibilità di miglioramento che si possono vedere e toccare con mano” dice ancora il Direttore Tecnico di Honu. A tal proposito, cita il titolare di una PMI il quale si era reso conto di avere un “tesoro nascosto” nei suoi processi, che andava dissotterrato, pena una perdita progressiva di efficienza e di quote di mercato. La quantità di e-mail scambiate internamente è un indicatore efficace per capire se una tecnologia BPM o RPA possa servire a fare emergere il “tesoro” che un’organizzazione tiene bloccato all’interno di workflow disomogenei. Basti pensare al thread infinito generato sullo stesso messaggio, la cui lunghezza è pari alla difficoltà di attingere alle informazioni contenute. “È un ottimo termometro dello stato di salute dei processi” esemplifica Ivan Stanzial, soffermandosi anche sullo scenario mutato in cui oggi si muovono le aziende desiderose di dissotterrare il proprio “tesoro nascosto”.
I pilastri e le piattaforme di Archiva
Gli altri pilastri di Archiva sono Requiro, brand di Archiva specializzato nella gestione documentale in outsourcing, e Maxwell, società di consulenza normativa e digitale. Quando Honu è stata acquisita da Archiva agli inizi del 2022, era il primo partner Gold della piattaforma Kissflow, soluzione no-code di Business Project Management (BPM) e Workflow Management che attualmente viene utilizzata da più di diecimila aziende in tutto il mondo.
Oltre a Kissflow, oggi Honu gestisce un’altra piattaforma BMP low-code, Pega, che rappresenta il software di riferimento per progetti particolarmente complessi in cui intervengono una pluralità di attori e fonti di dati differenti. Completano l’offerta tecnologie di Robotic Process Automation (RPA) e di Intelligent Document Processing (IDP) che, insieme ai BPM, definiscono l’approccio di Honu alla cosiddetta Hyperautomation, in sostanza il livello più alto di digitalizzazione dei processi per un’organizzazione.
I fattori che semplificano la digitalizzazione delle PMI
“In passato – ricorda Stanzial -, per evitare investimenti significativi nella digitalizzazione, di solito si personalizzava l’ERP perché seguisse quanto più possibile e in maniera precisa le abitudini che l’azienda si era creata nel day by day, ma senza mai uno studio o un’ingegnerizzazione dei processi. Adesso, grazie a tecnologie come Kissflow, riusciamo a parlare di business con l’imprenditore o con il manager perché si tratta di soluzioni che non necessitano di dover entrare nei dettagli tecnici, nella riga di codice o nella lettura del database. Con il duplice vantaggio di poter essere modificate nel tempo e di non richiedere investimenti enormi. Quindi, Kissflow e le altre tecnologie di cui ci siamo dotati danno la possibilità di rimanere focalizzati sul business”.
Se si paragona la dimensione globale dei rispettivi mercati, cioè quello degli ERP e quello dei BPM, emerge ancora un forte sbilanciamento della spesa a favore del primo, segno di una maggiore diffusione dei software gestionali tra le organizzazioni, diffusione che spesso è guidata dal reparto IT delle imprese. Ecco perché la crescita di interesse nei confronti dei sistemi di Workflow Management come i BPM deriva anche da un nuovo ruolo ricoperto dall’IT.
“Oggi, quando il manager funzionale o lo stesso imprenditore si rendono conto che ci sono delle sacche di inefficienza, si rivolgono all’IT chiedendo possibili soluzioni tecnologiche utili a risolvere il problema. E l’IT, la cui operatività è già oberata da svariate incombenze, è naturale che scelga tecnologie come le nostre che impattano pochissimo su questa operatività, garantendo al contempo pieno controllo e totale sicurezza” conclude Stanzial.
