Innovare è ormai indispensabile per qualsiasi azienda, ma spesso semplicemente non si riesce a trovare il tempo per farlo. Una serie di ostacoli di vario tipo, dai processi troppo complessi o sbagliati all’eccesso di cose da fare, rallentano, o addirittura frenano, la spinta all’innovazione che dovrebbe esistere in qualsiasi ambiente di lavoro. Come fare dunque per trovare il tempo per innovare?
Qualche suggerimento lo dà Eric Athas, vice direttore del New York Times, che, in un articolo sulla Harvard Business Review, esplora sfide e soluzioni per trovare il tempo per l’innovazione nelle aziende. Ecco i suoi 6 suggerimenti.
1. Trovare il tempo per l’innovazione: “eliminare i debiti di processo”
Nel moderno ambiente lavorativo, premette Athas, molti dipendenti sono sopraffatti da compiti quotidiani, e l’innovazione spesso passa in secondo piano a causa del sovraccarico di comunicazioni e riunioni. Per esempio i “debiti di processo” possano ostacolare la creatività e l’innovazione. Si tratta di quei compiti o procedure all’interno di un’organizzazione che richiedono più tempo del necessario a causa di regole o procedure obsolete o inefficaci. Questi processi possono accumularsi nel tempo, creando inefficienze che sottraggono tempo prezioso ai dipendenti, tempo che potrebbe essere utilizzato per attività più creative e innovative.
Aziende come Roblox, piattaforma di gioco online che consente agli utenti di creare e condividere i propri giochi, e Capital One, holding bancaria che offre una vasta gamma di servizi finanziari, hanno adottato strumenti interni per identificare e rimuovere processi onerosi.
In particolare
- Roblox ha introdotto un sistema chiamato “Bureaucracy Busters,” che permette ai dipendenti di segnalare processi aziendali gravosi o inutili. Attraverso questo strumento, i dipendenti possono pubblicare dettagli su procedure che ritengono inefficienti, e i colleghi possono votare quelle che supportano. Se un processo riceve abbastanza voti, i leader esaminano la possibilità di eliminarlo, riducendo così il tempo sprecato e liberando risorse per l’innovazione.
- Capital One ha un sistema simile chiamato “Clearing the Way,” che funziona anch’esso attraverso un meccanismo di votazione. Questo strumento consente ai dipendenti di segnalare attività che considerano una perdita di tempo, aiutando i leader a identificare e rimuovere quei processi che ostacolano l’efficienza e l’innovazione.
Questi strumenti consentono ai lavoratori di segnalare procedure inutilmente complesse, che vengono poi valutate e spesso eliminate dai leader aziendali. Questa pratica libera tempo prezioso che può essere dedicato all’innovazione.
2. Trovare il tempo per l’innovazione: eliminare i progetti obsoleti
Un altro elemento chiave per trovare il tempo per l’innovazione è sottrarre attività obsolete prima di aggiungerne di nuove. Bisogna saper affrontare il sovraccarico di iniziative, che avviene quando i progetti si accumulano fino a diventare ingestibili, e riuscire a eliminare progetti meno rilevanti per fare spazio a nuove idee.
I lavoratori generano nuove idee che diventano progetti, ma più progetti iniziano, meno tempo rimane per generare nuove idee. E il numero di progetti accumulati diventa insormontabile. Per continuare a lanciare nuove iniziative è necessario rimuovere quelle vecchie: è accettabile rinunciare a un vecchio progetto o eliminare parti superflue del lavoro.
Negli uffici del “The Times”, per esempio, quando implementano un nuovo strumento o flusso di lavoro significativo, cercano modi per eliminare qualcosa di vecchio per mantenere l’equilibrio. Ad esempio, hanno lanciato una funzione che richiede agli editori di scrivere testo alternativo per ogni foto, in modo che lettori ciechi e ipovedenti possano usufruire del giornalismo visivo. Per prepararsi a questo lavoro aggiuntivo, hanno identificato un compito obsoleto da rimuovere.
3. Trovare il tempo per l’innovazione: sottrazione come metodo di miglioramento
Leidy Klotz, professore all’Università della Virginia e autore del libro “Subtract: The Untapped Science of Less”, ha studiato la sottrazione come metodo di miglioramento. La sua ricerca mostra che gli esseri umani tendono ad aggiungere piuttosto che sottrarre, poiché l’aggiunta è più visibile e viene premiata. Tuttavia, Klotz sostiene che una cultura della sottrazione può liberare spazio per l’innovazione, e suggerisce strategie per renderla più visibile, come festeggiare quando un team smette di fare qualcosa.
4. Mettere l’innovazione in cima alla lista
Carter Busse, che lavora presso l’azienda di automazione Workato, ha reso l’innovazione una priorità per il suo team. Facendo di “innovare e guidare” il principale obiettivo, ha cambiato la mentalità della sua squadra di collaboratori, che ora cerca di integrare il pensiero creativo nel lavoro quotidiano. L’approccio di Busse include sessioni di “sprint dell’innovazione” e hackathon trimestrali, dove il team è incoraggiato a dedicarsi a lavori creativi.
5. Separazione tra invenzione e ottimizzazione
Marco Zappacosta di Thumbtack utilizza un approccio che separa il lavoro d’invenzione dal lavoro di ottimizzazione. Distingue infatti tra “lavoro da zero a uno”, che riguarda l’invenzione, e lavoro “da uno a dieci”, focalizzato sull’ottimizzazione. Durante un’espansione aziendale, Zappacosta ha riorganizzato i suoi team per partire da un’ipotesi piuttosto che da obiettivi numerici, permettendo loro di creare prototipi che rispondessero meglio alle esigenze dei clienti.
6. Gestire i momenti di picco
I lavoratori attraversano periodi di massima occupazione, durante i quali l’attenzione è focalizzata sulle operazioni quotidiane. È importante pianificare l’innovazione durante i periodi meno intensi, evitando i momenti di maggiore attività. Per esempio, il team di Zappacosta evita di pianificare progetti durante le elezioni o eventi culturali, per consentire ai giornalisti di pensare creativamente. Inoltre, si possono introdurre sessioni brevi e mirate per facilitare il lavoro inventivo.
