Smart working, una buona pratica anche nelle imprese assicurative

Si fa presto a dire smart working, in Italia secondo le ultime stime prima del coronavirus (Osservatorio Smart Working Politecnico di Milano) poco più della metà delle aziende italiane erano organizzate in tale senso; e secondo ancora più recenti indagini di Unioncamere,  solo 3 aziende su 10 sono fornite di sistemi anti-hacker e solo 4 su 10 adotta tecnologie cloud, cosa che si traduce nella difficoltà a organizzarsi per lo smart working tempestivamente in questa fase di emergenza.

L’emergenza sanitaria Covid-19 sta cambiando il mondo del lavoro e la sua organizzazione per sempre, dimostrando che il lavoro agile è una scommessa vinta anche per il futuro: nessun calo nelle performance, anzi sembra che i dipendenti lavorino di più e meglio, e minore impatto ambientale.

Anche le imprese assicurative si sono dimostrate pronte ad abbracciare questa modalità di lavoro, molte di esse hanno cominciato a far lavorare da remoto i propri dipendenti prima ancora del lockdown, le stesse organizzazioni del settore ne hanno promosso l’adozione.

Ma cosa si intende esattamente per smart working?

Secondo la definizione dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano ‘Lo Smart Working, o Lavoro Agile, è una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati. Un nuovo approccio al modo di lavorare e collaborare all’interno di un’azienda che si basa su quattro pilastri fondamentali: revisione della cultura organizzativa, flessibilità rispetto a orari e luoghi di lavoro, dotazione tecnologica e spazi fisici’. 

In realtà, non vuol dire semplicemente “lavorare da casa“. I manager devono gestire il lavoro delle proprie persone in modo diverso e sono chiamati a incentivare e facilitare quotidianamente l’adozione di comportamenti lavorativi smart da parte dei collaboratori.Questi ultimi devono ridefinire il rapporto con il proprio capo e i propri colleghi e ripensare le proprie giornate lavorative costruendosi una nuova “routine”.

Emanuela Madini e Giulia Dei Pieri , esperte in smart working di P4I – Partners4Innovation (società che accompagna le aziende nei percorsi verso la digital transformation e lo smart working) hanno realizzato una breve guida, pubblicata da Digital4, un decalogo di consigli utili per gestire al meglio e nel modo più corretto il lavoro da remoto, sia lato management, sia lato collaboratore.

Molto importanti risultano da parte sia del collaboratore che del management l’impegno affinchè il lavoro venga svolto senza rimanere però impegnati 24 ore al giorno, cioè trovare l’equilibrio.

5 suggerimenti per i collaboratori

Molti dei collaboratori si trovano ad approcciare il lavoro da remoto per la prima volta o, semplicemente, si trovano oggi ad applicarlo in maniera più continuativa rispetto al passato. Ecco cosa dovrebbero fare per renderlo più efficace e produttivo:

1. OBIETTIVI E ASPETTATIVE

Chiarisci con il tuo responsabile gli obiettivi e le aspettative nel breve termine, in modo da pianificare le attività e definire le scadenze, senza perdere di vista le priorità.

2. COMUNICAZIONE E COLLABORAZIONE

Renditi contattabile attraverso gli strumenti digitali a disposizione, scegliendo le modalità di comunicazione più adeguate (mail, telefono, Skype, …).

3. “ROUTINE” LAVORATIVA

Definisci una “routine” di abitudini che scandisca l’inizio e la fine della tua giornata lavorativa, senza dimenticare i momenti di pausa per recuperare energie e di socialità con i tuoi colleghi anche in modo virtuale (es. pause caffè in video conference).

4. SICUREZZA

Scegli la postazione di lavoro che garantisca la sicurezza fisica e sia idonea a prevenire problemi fisici e salvaguarda la riservatezza e la confidenzialità delle informazioni aziendali scegliendo il luogo più idoneo per garantire adeguati livelli di privacy.

5. GESTIONE DEL TEMPO

Gestisci il tuo tempo con attenzione, evitando distrazioni extra lavorative che potrebbero creare troppa dispersione nelle attività lavorative e il conseguente allungamento dei tempi di lavoro.

5 suggerimenti per i manager

Ed ecco le buon pratiche per i manager che devono lavorare a distanza con le loro persone ricercando nuove forme efficaci di collaborazione:

1. SOCIALITÀ E SENSO DI APPARTENENZA

Organizza dei momenti di socialità all’interno del team per favorire l’interazione positiva e creare coesione e senso di appartenenza (es. “caffè virtuali”)

2. STRUMENTI DIGITALI

Sperimenta diversi strumenti digitali e incentivane l’utilizzo da parte del tuo team

3. COMUNICAZIONE E ALLINEAMENTO

Tieni le persone costantemente allineate rispetto alle priorità di lavoro all’interno dell’area o a eventuali novità

4. OBIETTIVI E RISULTATI

All’inizio della settimana definisci gli obiettivi di team e il contributo atteso da ciascuna persona attraverso un team meeting virtuale; ricordati di non controllare il singolo task, ma valuta il risultato complessivo del lavoro

5. DISPONIBILITÀ

Ricordati che la tua disponibilità e quella delle tue persone non è H24.

Questi sono solo alcuni accorgimenti che vi raccomandiamo. Imparare a lavorare e a collaborare a distanza richiede tempo e impegno: continuando a sperimentare giorno dopo giorno, riuscirete a definire le modalità più adatte a ciascuno di voi.