Siamo ufficialmente entrati nell’era dell’ufficio diffuso. La pandemia ha colpito duramente un legame che sembrava indissolubile: quello tra l’attività lavorativa e i locali dell’azienda. Nonostante si parlasse da tempo di smart working e modalità agili di lavoro, la realtà è che in era pre-Covid questo riguardava in Italia circa 570 mila lavoratori, divenuti 6,58 milioni in primavera e oggi, alle prese con un (molto) difficoltoso new normal, circa 5 milioni.
Il remote working e la strada che conduce all’ufficio diffuso
Sappiamo bene quanto il remote working della pandemia, che di fatto significa ‘lavorare da casa’, non sia il vero smart working, che consiste invece nell’affrontare la propria attività lavorativa nel miglior luogo possibile in funzione dell’attività da svolgere, con una produttività ed efficienza ben superiore rispetto a un tempo. Ciò nonostante, il “telelavoro” di questi ultimi mesi ha quanto meno accelerato il percorso verso l’agile working che molti ritengono (giustamente) irreversibile. Una volta archiviato Covid-19, cosa che ci auguriamo accada presto, non si tornerà a lavorare come prima. Molte aziende, resesi conto delle potenzialità del modello di lavoro ibrido, impareranno a ragionare in termini di ufficio diffuso.
L’espressione “ufficio diffuso” identifica, infatti, una nuova dimensione dell’attività lavorativa non più vincolata a un luogo fisso (la tradizionale postazione di lavoro) ma contraddistinta da diverse esperienze, ognuna delle quali va vissuta nel luogo e nell’ambiente più congeniale: in ufficio, a casa, in un coworking, in una biblioteca, in una sala riunioni ideale per il brainstorming, in una postazione isolata per la massima concentrazione e via dicendo. È da qui che nasce il concetto di space as-a-service, dello spazio come servizio e non più come ‘semplice’ ambiente fisico: nella dimensione dell’ufficio diffuso, lo space non è più un elemento dato e ininfluente (come è stato per decenni), ma e una componente dinamica essenziale per l’esperienza di lavoro.
MySpot Pass, per vivere la vera esperienza dell’ufficio diffuso
Sviluppato da eFM, azienda italiana specializzata nell’ideare Engaging Places, cioè luoghi di lavoro che massimizzano l’engagement delle persone, ottimizzano l’esperienza e migliorano la gestione degli spazi, MySpot Pass può essere interpretato come elemento abilitante di quel modello di ufficio diffuso che è appena stato descritto. Dedicato alle aziende che vogliono approfittare del periodo di cambiamento “forzato” per plasmare un nuovo paradigma lavorativo, questa volta davvero agile e smart, MySpot Pass è un experience assistant che permette ai dipendenti di lavorare in luoghi alternativi alla classica postazione dell’ufficio, manifestando appieno il concetto di space as-a-service e di migliore ambiente possibile in funzione dell’attività da svolgere.
Sarebbe però un errore considerarlo un semplice sistema di prenotazione di luoghi di lavoro alternativi come coworking, biblioteche, uffici dedicati o anche musei: come ci spiega Daniele Di Fausto, CEO eFM, “Tutta la piattaforma MySpot, di cui il Pass è uno dei servizi, è un ‘experience assistant’ che accompagna l’employee in tutti i momenti della giornata cercando di indirizzarlo verso i luoghi che possano accogliere nel miglior modo le diverse esperienze da vivere. Inoltre, grazie ai feedback e all’intelligenza artificiale, riesce a riconoscere le abitudini e anche le emozioni, impara a conoscere il suo utente e a suggerire risorse, luoghi e community che si conformano al meglio a ciò che vuole ottenere”.
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L’intelligenza della piattaforma la rende quindi proattiva nei confronti delle esperienze lavorative dei singoli dipendenti, grazie anche alla sincronizzazione con i calendari e una costante – ma non invasiva – richiesta di feedback a seguito di attività di check-in e check-out.
Per la selezione dei luoghi presenti in piattaforma, eFM lavora di concerto con la divisione HR del cliente: per prima cosa viene effettuato quello che si definisce uno smart working assessment, al fine di identificare i luoghi che forniscano le migliori esperienze possibili sulla base delle mansioni dei vari professionisti e delle attività da svolgere: vengono valutati elementi ‘di base’ come la distanza dei vari luoghi dalla sede dell’azienda e dalle abitazioni dei dipendenti, il tipo di immobile e di ufficio, la disponibilità di meeting room (tipo, dimensioni, tecnologie disponibili), di aree adatte alla concentrazione, i servizi disponibili, gli eventi ospitati, il tipo di community che ospitano e, più in generale, l’idoneità dell’ambiente a un particolare tipo di esperienza. Solo una corretta classificazione dei luoghi permette di concretizzare il concetto di space as-a-service, trasformando l’ambiente da un mero spazio a un elemento cardine dell’esperienza lavorativa.
Benefici misurabili sia per l’utente che per l’azienda
Per gli employee, l’utilizzo di MySpot Pass può essere una vera svolta: la possibilità di scegliere (e farsi consigliare) i luoghi che ogni giorno garantiscono il miglior supporto all’attività lavorativa li responsabilizza (empowerment), ne migliora il bilanciamento tra lavoro e vita privata, elimina parte del tempo perso per gli spostamenti e fornisce più spazio per il lavoro e anche per sé stessi. Il risultato è l’employee engagement, quel senso di appagamento nel far parte dell’azienda che porta il dipendente a star meglio, ad essere più propositivo, indipendente e produttivo. “I benefici dell’employee engagement sono indubbi – aggiunge Di Fausto – ma dal punto di vista dell’azienda ci sono altri importanti aspetti positivi da considerare: è introdotta la possibità di generare forte risparmi al livello di Real Estate che l’azienda può reinvestire nella community, per tenerla unita, compatta, legata ai valori e alla cultura aziendale. MySpot fornisce infatti alle imprese l’opportunità per ripensare l’esperienza lavorativa e quindi anche i propri uffici, rendendoli più accoglienti, belli, curati, con servizi migliori e quindi più iconici, in grado di interpretare ed ispirare verso la vision. È la classica situazione in cui vincono tutti: i dipendenti, orgogliosi di far parte di un’azienda che li mette nelle migliori condizioni per lavorare, e l’azienda stessa, che gode di una maggiore efficienza e può sfruttare in modo diverso, migliore e più creativo i propri spazi. In questo modo, pur con tutte le difficoltà che conosciamo, il Covid ci offre la possibilità di ripensare e migliorare il lavoro e i suoi luoghi, passare dell’idea di HQ, in cui lo spazio è un vincolo, a quella di ‘HubQuarter’, dove la sede centrale è il nodo principale di una rete di luoghi e possibilità capaci di tenere unita la community aziendale intorno alla qualità dell’esperienza lavorativa.
