Semplificare, ottimizzare, risparmiare: con questi 3 obiettivi le organizzazioni cercano soluzioni innovative di gestione del parco auto aziendale che consentano loro di organizzare la flotta di veicoli in modo semplice ed efficace. Tra i nuovi servizi che si sono affiancati alle formule già consolidate del leasing e del noleggio a lungo termine c’è il fleet management, cui più di recente si è aggiunto il corporate car sharing. Cerchiamo dunque di capire quale sia il valore aggiunto generato nelle imprese da queste nuove formule e come la tecnologia sulle quali si basano possa rappresentare un’opportunità per migliorare l’efficienza di questo particolare aspetto aziendale.
Cos’è il fleet management
Nella definizione di fleet management si collocano tutte le attività operative e amministrative relative alla gestione della flotta aziendale. In particolare, i servizi di gestione del parco veicoli riguardano:
- la logistica, ossia la collocazione dei mezzi, i loro spostamenti e assegnazioni, l’autorizzazione dei guidatori;
- la manutenzione, dalle revisioni alle sostituzioni stagionali dei pneumatici, gli interventi ordinari e straordinari che si devono compiere per aumentare l’efficienza o la sicurezza;
- la gestione di assicurazioni e bollo;
- le spese correnti, tessere carburante, telepass, eventuali multe eccetera;
- la pianificazione delle missioni;
- la vendita dell’usato.
Il fleet management è quindi un servizio che sgrava completamente l’azienda da tutto ciò che riguarda i veicoli, è sottoscrivibile per mezzi di proprietà, così come può essere integrato con il noleggio a lungo termine.
Grazie al fleet management le aziende possono beneficiare di aumenti di efficienza da vari punti di vista: prima di tutto a livello organizzativo, perché una migliore pianificazione di consegne e interventi sul territorio favorisce un’ottimizzazione dell’organizzazione nel suo complesso. Ugualmente definire in modo preciso le politiche di assegnazione dei veicoli si ripercuote positivamente sulla gestione delle persone, mentre avere un controllo puntuale della manutenzione consente di ottenere risparmi.
Chi è il fleet manager e come funziona il fleet management
Il lavoro del fleet manager è finalizzato a studiare le migliori soluzioni di mobilità per dipendenti e collaboratori dell’impresa in cui è impiegato. Si tratta di un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni perché permette, oltre che di ottimizzare i processi dell’azienda stessa, di contribuire a diminuire l’impatto ambientale delle flotte aziendali di veicoli. Secondo quanto stabilito dal Decreto sulla mobilità sostenibile n.179 del 27/03/98, è una figura obbligatoria per le aziende con più di 300 dipendenti (così come per le realtà che hanno più di 800 addetti distribuiti in comuni che hanno problemi di inquinamento atmosferico).
Le mansioni del fleet manager sono le seguenti:
- gestione degli spostamenti tra casa e lavoro dei dipendenti (il che contempla anche l’intervento sugli orari lavorativi per evitare traffico);
- organizzazione dei trasporti, sia privati sia per missioni aziendali, al fine di promuovere l’uso dei mezzi collettivi;
- coordinamento delle azioni private con eventuali programmi di trasporto pubblico realizzati dagli enti locali;
- utilizzo, nel caso, dei fondi stanziati dallo Stato per le imprese con l’obiettivo di ridurre l’inquinamento.
Le competenze del fleet manager saranno sempre più specifiche. Alle soft skill necessarie per portare a termine le mediazioni tra management, dipendenti e istituzioni, si devono aggiungere alcune competenze tecniche e, in particolare, la capacità di costruire modelli computazionali che consentano analisi e gestione dei dati per compiere simulazioni, effettuare confronti tra le soluzioni da utilizzare eccetera.
Fleet management, qual’è la differenza con il noleggio a lungo termine?
I servizi del fleet management posson essere simili a quelli inclusi in un contratto di noleggio auto a lungo termine, tuttavia il fleet management non include di per sè né il noleggio auto, né alcun finanziamento legato al veicolo. Il fleet management è più adatto a gestire una flotta di veicoli operativi e allestiti con un ciclo di vita molto lungo – anche a oltre 10 anni – che il contratto di noleggio non può arrivare a coprire.
Le due formule possono tuttavia integrarsi bene all’interno di un parco auto aziendale: in una flotta molto grande e possibile avere sia veicoli gestiti in fleet management che auto a noleggio a lungo termine.
Case study: Telepass Fleet
Per semplificare la gestione della mobilità delle flotte aziendali a luglio 2015 è nato Telepass Fleet, un servizio che integra il sistema di pagamento Telepass con un software gestionale, fruibile tramite un portale web e un’app dedicati. Il servizio consente di monitorare e gestire in modo semplice e veloce le spese relative agli spostamenti di natura aziendale, distinguendoli da quelli effettuati dal driver a titolo personale.
Si possono scegliere tre opzioni. Con l’opzione Company l’azienda riceve un’unica fattura per tutte le transazioni effettuate dai propri driver con il dettaglio di quanto è aziendale e quanto è privato. Spetta all’azienda, in base alla propria car policy, procedere eventualmente al riaddebito sul cedolino del driver delle spese sostenute per uso privato. Con l’opzione Dual, invece, si hanno fatture e addebiti separati tra azienda ed utilizzatore: tramite il portale o l’app Telepass Fleet, il driver classifica come “private” o “aziendali” le spese sostenute con il dispositivo Telepass, consentendo in questo modo l’addebito delle spese di viaggio personali direttamente sul suo conto corrente. Con l’opzione Company Light l’azienda riceve un’unica fattura per tutte le transazioni di natura esclusivamente aziendale effettuate dal driver con il mezzo immatricolato come autocarro.
Sono molti e in continua espansione i servizi di mobilità che è possibile pagare con addebito diretto e in via posticipata sul conto Telepass Fleet. In particolare con Telepass si entra ed esce dagli oltre 70 parcheggi convenzionati presenti nelle principali città italiane (centro città, stazioni, aeroporti, fiere) e si paga l’accesso all’Area C, la ZTL di Milano, attivando gratuitamente il servizio sulle targhe desiderate direttamente dal portale Telepass Fleet. I clienti Fleet possono anche usufruire di vantaggi economici esclusivi (tutti i dettagli a questo sito).
Il Corporate Car Sharing
Un’evoluzione interessante del concetto di flotta aziendale è quello del corporate car sharing, che consiste nel condividere i veicoli tra i dipendenti aziendali per ottimizzare gli spostamenti. L’essenza del corporate car sharing è mutuata dai sempre più diffusi servizi di mobilità urbana che consentono ai privati di utilizzare le vetture noleggiandole per tempi brevi. Dedicare una flotta di mezzi in pool ai propri collaboratori (e quindi superare il concetto di assegnazione) può infatti determinare dei benefici in termini di risparmi ma anche di offerta di maggiori servizi, è possibile per esempio mettere a disposizione i veicoli nei momenti di non utilizzo, quali la sera e il fine settimana.
Il fine ultimo del car sharing aziendale è quello ridurre l’inutilizzo dei mezzi di trasporto aziendali, da un lato, e di ampliare il numero di persone che possono avere accesso ai sistemi di prenotazione.
Non assegnare specificamente un’auto significa, poi, poter creare una flotta mista, che contempli, per esempio, veicoli elettrici dedicati agli spostamenti in città e lasciare invece l’utilizzo di mezzi che usano carburanti fossili per viaggi lunghi, il che si traduce in vantaggi per l’ambiente, oltre che in risparmi per l’azienda.
Le funzioni dei software specifici per il fleet management
Esistono numerosi applicativi che consentono di supportare le aziende nella gestione delle flotte aziendali: sono software che permettono di registrare le anagrafiche dei mezzi, di effettuare le prenotazioni per interventi di assistenza (oppure nel caso vi siano veicoli in pool), di fare le assegnazioni, di gestire le scadenze amministrative e i guasti, di monitorare i consumi e così via. Non solo.
Il lavoro del fleet manager è supportato dalle precedenti soluzioni che gli consentono di rendere più veloci o addirittura automatizzare le attività più ripetitive, ma sempre più anche da piattaforme software che si occupano di big data analysis. Scegliere la formula di utilizzo dei mezzi più adeguata, gestire nel modo più efficiente possibile i mezzi, supportare gli autisti nel loro lavoro sono solo alcune delle opportunità che nascono dall’uso delle informazioni patrimonio dell’azienda (per esempio, quelle relative alle necessità logistiche, al calendario di manutenzioni ordinarie e così via) messe a fattor comune con quelle generate dai veicoli stessi.
Grazie all’installazione delle scatole nere sulle macchine (i dispositivi che integrano capacità di connessione, di geolocalizzazione e l’accelerometro) è possibile raccogliere tantissimi dati: dall’analisi del traffico a quello della situazione delle strade percorse o dello stile di guida del conducente, le eventuali anomalie del motore eccetera; ovviamente non basta rilevarle, bisogna far sì che ciò generi valore per i decisori. In seguito all’analisi di tutti i dati sono generati insight (intuizioni nuove e originali sul mercato) e quindi prodotti accurati modelli predittivi. I software di business intelligence e analytics generano, cioè, report preziosi su cui poi disegnare le strategie di mobilità più corrette.
